Asistente Administrativo, Nómina - EPSD

Título de la Clase: Asistente Administrativo Oficina de Negocios (Nómina) Clasificación: Doce (12) Meses 8 horas por día Departamento: Oficina de Negocios Supervisor Inmediato: Director de Finanzas DESCRIPCIÓN DE LA CLASE Bajo la dirección del Director de Finanzas, realiza todos los aspectos de asistente administrativo de la función de compras utilizando software contable que requiere un amplio conocimiento de las prácticas y procedimientos de asistente administrativo. Esta posición es responsable de compilar y registrar el tiempo de los empleados y los datos de nómina utilizando el Plan de Cuentas Uniforme (UCOA) del Departamento de Educación de Rhode Island. Para asegurar la emisión oportuna de la nómina quincenal que incluya todos los impuestos y beneficios. Mantener registros de nómina precisos. Interactúa con agencias externas, proveedores y trabaja cooperativamente con todo el personal del distrito. Se espera que esta posición realice todas las tareas con un alto grado de precisión, confiabilidad y discreción. DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES Interactuar con administradores, personal y proveedores en situaciones rutinarias que requieren profesionalismo, cortesía, tacto y discreción. Manejar y responder a consultas por teléfono, correo electrónico, fax y/o en persona. Comunicarse de manera profesional y rápida en todas las interacciones escritas y verbales, incluyendo responder a las consultas dentro de dos días hábiles. Revisar hojas de tiempo y otros documentos de pago suplementarios para verificar su precisión. Conciliar discrepancias, calcular salarios y deducciones según sea necesario. Organizar y mantener registros de nómina para todos los empleados del distrito. Verificar asistencia, horas trabajadas y ajustes de pago. Publicar información en los registros designados. Procesar y emitir cheques de pago a empleados y estados de ganancias y deducciones quincenalmente. Procesar cheques de pago manuales en situaciones de emergencia para corregir errores y/o omisiones. Realizar auditorías internas antes de cada envío de nómina para mantener precisión consistente con los estándares del departamento. Trabajar de cerca con Recursos Humanos para asegurar el registro y pago preciso de varios tiempos de licencia. Procesar documentos para nuevos empleados e ingresar información en el sistema de nómina. Emitir y registrar ajustes relacionados con el pago para corregir errores y/o aumentos retroactivos. Realizar verificaciones de empleo y proporcionar información a la Junta de Jubilaciones según sea necesario. Compilar informes estadísticos, (a través del programa AESOP/Frontline) estados y resúmenes relacionados con cuentas de pago y beneficios según se requiera. Capacitar y/o ayudar en la capacitación de nuevos empleados en la Oficina de Negocios según lo indique el Director de Finanzas. Realizar una variedad de tareas de asistente administrativo que involucren asuntos rutinarios. Manejar información confidencial con total seguridad. Adherirse estrictamente a las políticas de privacidad de datos del distrito y regulaciones estatales y federales aplicables (por ejemplo, FERPA, pautas del IRS) que rigen el manejo de la información de nómina y beneficios de los empleados. Informar de inmediato cualquier violación de datos real o sospechada o acceso no autorizado al Director de Finanzas y monitorear sistemas de archivo electrónicos y manuales precisos, ordenados y eficientes. Asumir la propiedad de las tareas asignadas desde su inicio hasta su finalización. Comunicar proactivamente actualizaciones de estado o obstáculos al Director de Finanzas. Cumplir con todos los plazos de procesamiento de nómina sin excepción; notificar al supervisor con anticipación sobre cualquier demora anticipada. Cargar archivos de datos de nómina como TIAA, ERSRI, OMNI y otros archivos según lo indique el liderazgo de Finanzas y Recursos Humanos. Seguir los protocolos de seguridad establecidos al transmitir datos de nómina sensibles a agencias de terceros. Redactar informes trimestrales para presentaciones federales, estatales y otros informes de nómina según lo indique el liderazgo de Finanzas y Recursos Humanos. Investigar y resolver de manera independiente discrepancias relacionadas con reclamaciones de compensación laboral, FMLA y cualquier tipo de licencia, documentando hallazgos y acciones correctivas tomadas. Investigar y resolver de manera independiente discrepancias relacionadas con contribuciones a la jubilación, deducciones de nómina y beneficios, documentando hallazgos y acciones correctivas tomadas. Trabajar colaborativamente con colegas y otros departamentos. Codificar y registrar transacciones de nómina de acuerdo con el Plan de Cuentas Uniforme (UCOA) del Departamento de Educación de Rhode Island, asegurando una clasificación de cuentas precisa para todos los gastos de salario y beneficios. Capacidad para aprender rápidamente y adaptarse a nuevos sistemas tecnológicos, plataformas de software y cambios de procedimiento. Enfocar el cambio de manera colaborativa, apoyando las transiciones de equipo y contribuyendo de manera constructiva a las mejoras de procesos. Realizar todas las demás tareas relacionadas según lo asignado por el supervisor. Conocimiento de prácticas y procedimientos de asistente administrativo. Capacidad para manejar información confidencial y sensible; compromiso demostrado con los protocolos de privacidad y seguridad de datos. Capacidad para operar de manera competente la tecnología y el equipo de oficina (por ejemplo, sistemas informáticos, calculadora, sistema telefónico, fax, copiadora, etc.). Capacidad para aprender y utilizar de manera competente varios sistemas y bases de datos relacionados con la escuela. Experiencia con software de nómina (por ejemplo, Skyward, ADP o sistema equivalente del distrito) preferido. Capacidad para utilizar de manera competente programas informáticos como, pero no limitado a, Word y Excel. Conocimiento práctico de las reglas, regulaciones y políticas del distrito y de la escuela aplicables al área de asignación. Capacidad para trabajar de manera efectiva con el personal del distrito, administradores y proveedores. Capacidad para comunicarse de manera efectiva verbalmente y por escrito. Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar el trabajo para cumplir con plazos estrictos. Capacidad para manejar situaciones difíciles en persona y consultas telefónicas que requieren cortesía, tacto y profesionalismo. Capacidad demostrada para desescalar situaciones difíciles y mantener la compostura bajo presión. Responsabilidad demostrada y seguimiento; capacidad para gestionar independientemente asignaciones desde el inicio hasta la finalización con mínima supervisión. CALIFICACIONES MÍNIMAS (Educación y Experiencia) Se prefiere título de asociado en un campo relacionado; Se requiere diploma de secundaria o equivalente GED; o graduación de una escuela técnica/comercial como mínimo. Mínimo de dos (2) años de experiencia administrativa. Un (1) año de experiencia específica en nómina o experiencia con nómina de distrito escolar o municipal preferida. Familiaridad con el marco UCOA de Rhode Island preferida; disposición para obtener competencia dentro de los 6 meses posteriores a la contratación requerida. Debe poder leer, escribir y hablar inglés con fluidez. Se prefiere competencia bilingüe en español y/o portugués, pero no es obligatoria. Debe ser competente en computadoras y Excel. Debe tener buenas habilidades matemáticas básicas. Debe ser detallista y tener buenas habilidades organizativas. Debe tener al menos 18 años de edad.