Asistente de oficina

Bajo la supervisión inmediata del Gerente de Oficina, el Asistente Ejecutivo y/o el Director del Programa proporciona una amplia gama de apoyo administrativo al personal del programa y a la dirección, que incluye responder y dirigir llamadas telefónicas, saludar a clientes, proveedores y otros visitantes, manejar faxes y correo, realizar fotocopias, mantener y solicitar suministros de oficina, programar reuniones y citas, preparar correspondencia y hojas de cálculo, preparar facturas para pago, preparar y mantener informes de seguimiento y archivos. Otras áreas de responsabilidad incluyen el envío y recepción de correo y paquetes, distribuciones y comunicaciones interoficina/programa, mantenimiento de fotocopiadoras y máquinas de fax, así como solicitudes de trabajo para las instalaciones/oficina y proyectos especiales. Las funciones y requisitos esenciales incluyen responder y dirigir llamadas telefónicas, tomar mensajes, saludar a los visitantes, preparar faxes, fotocopiar materiales, programar reuniones, redactar correspondencia, mantener inventario de suministros de oficina, ayudar en el proceso de configuración de nuevos empleados, mantener los estándares de HIPAA y otras tareas asignadas. Debe tener una excelente manera de hablar por teléfono, buenas habilidades aritméticas y buenas habilidades de ortografía, gramática y puntuación. Se requieren habilidades intermedias en PC, específicamente en Excel. Excelentes habilidades de organización, habilidades interpersonales, habilidades informáticas y habilidades de comunicación son imprescindibles. Capacidad para priorizar y gestionar el tiempo de manera efectiva.