Asistente de Oficina de Negocios

Puesto: Asistente de Oficina de Negocios Reporta a: Director de Finanzas Acerca de la Academia St. Mary La Academia St. Mary (SMA) es una escuela secundaria católica para jóvenes mujeres, fundada y patrocinada por las Hermanas de San José de Carondelet (CSJ). Junto con las familias de las estudiantes, la administración, el profesorado y el personal están comprometidos a formar una comunidad cristiana que nutre y desafía a cada joven mujer para alcanzar su máximo potencial. Este esfuerzo se caracteriza constantemente por el respeto al individuo, el servicio al \"querido vecino\", la excelencia académica; la preparación para la educación superior y el empoderamiento de jóvenes mujeres que se sienten inspiradas a ocupar sus lugares en un mundo en constante cambio. Esta educación promueve la formación y el desarrollo integral de jóvenes mujeres de diversos contextos y culturas y proporciona oportunidades para el desarrollo de un liderazgo contemporáneo mientras se preserva el espíritu que ha hecho única a la Academia St. Mary. Resumen del Trabajo Bajo la supervisión y dirección del Director de Finanzas, el Asistente de Oficina de Negocios apoya las operaciones financieras y administrativas diarias de la oficina de negocios de la escuela mientras demuestra un compromiso con la misión y visión de la Academia St. Mary a través del carisma CSJ de servicio al querido vecino. Este puesto es responsable de asistir con la contabilidad, cuentas por pagar y recibir, apoyo de nómina y beneficios, gestión de matrículas, mantenimiento de registros financieros y administración general de la oficina. El candidato ideal es proactivo, confiable y capaz de gestionar múltiples prioridades con precisión, profesionalismo y confidencialidad. Debe tener fuertes habilidades organizativas, atención al detalle y experiencia en un entorno educativo sin fines de lucro, y contribuir a una comunidad escolar colaborativa y orientada al servicio. Se prefieren habilidades de comunicación bilingüe en inglés/español. Deberes y Responsabilidades Esenciales Apoyo Contable y Financiero Asistir con el procesamiento de Cuentas por Pagar (AP) y Cuentas por Cobrar (AR). Gestionar cuentas por cobrar de matrículas, planes de pago y esfuerzos de cobro. Procesar y mantener contratos de matrícula y documentación financiera relacionada con la inscripción. Ingresar y mantener transacciones financieras en QuickBooks u otro software contable. Preparar facturas, procesar pagos y monitorear saldos pendientes. Gestionar facturas de proveedores, incluyendo revisión de facturas, seguimiento de aprobaciones, configuración de proveedores y mantenimiento de registros y soporte de informes de W-9/1099. Monitorear pagos entrantes y hacer seguimiento de cuentas por cobrar pendientes según sea necesario. Asistir con asientos contables para varias transacciones del libro mayor general, incluyendo ingresos, ajustes y devengos según sea necesario. Revisar los gastos y la codificación de clubes y departamentos, asegurando que todos los gastos estén dentro de la política de SMA y los presupuestos anuales aprobados. Asistir con los procesos contables de fin de mes y fin de año. Mantener registros y documentación financiera organizados y precisos. Apoyar la auditoría anual. El puesto de Asistente de Oficina de Negocios en la Arquidiócesis de Los Ángeles involucra una variedad de tareas administrativas relacionadas con ayuda financiera, matrículas, atención al cliente y operaciones. El rol requiere brindar apoyo al Director de Finanzas, ayudar con la documentación financiera, coordinar cuentas de matrícula y planes de pago, y servir como el punto de contacto principal para consultas financieras. Los deberes adicionales pueden incluir cobertura de oficina, apoyo a eventos y otras responsabilidades según se asignen. Se necesita Asistente de Oficina de Negocios en la Arquidiócesis de Los Ángeles en Inglewood, CA, EE. UU. El candidato ideal debe tener experiencia con QuickBooks, sistemas de gestión de matrículas, preparación de auditorías e informes financieros. También se requiere conocimiento de las prácticas contables de organizaciones sin fines de lucro.