Especialista de Oficina 2 297-04-26

La posición de Especialista de Oficina 2 en Northwest Senior & Disability Services en Salem, OR, implica proporcionar servicios generales y especializados de apoyo técnico y de oficina. El candidato exitoso se encargará de tareas administrativas, facilitará los pagos a proveedores de servicios, realizará funciones de recepcionista, mantendrá registros y archivos, y asegurará un excelente servicio al cliente.

El sistema de soluciones Care Innovations (OR PTC-DCI) (\"PTC\") para entradas excluidas del lote, procesar entradas de PTC tardías y enviar para pago. Procesar nuevas autorizaciones de servicio y crear vales de pago para proveedores. Importar entradas de pago del sistema PTC para crear vales de pago. Pagar vales, procesar ajustes de tiempo, pagos insuficientes y pagos excesivos. Investigar y comunicarse con el personal del programa sobre problemas con las entradas de PTC y errores de pago de vales. Proporcionar asistencia técnica a proveedores y consumidores para acceder, navegar y utilizar el sistema PTC. Ayudar a los proveedores con el inicio de sesión en el sistema/app PTC, resolver errores de entrada de datos y actualizar datos de usuario personal, tanto de forma remota como en el sitio utilizando una computadora proporcionada por la agencia. Responder preguntas sobre las entradas de PTC. Educar a proveedores y consumidores sobre recursos técnicos para PTC y remitirlos a materiales de capacitación. Realiza funciones de recepcionista. Dar la bienvenida a los visitantes, responder llamadas telefónicas y dirigir a consumidores y visitantes de manera apropiada. Identificar y dirigir llamadas al trabajador correspondiente, transferir llamadas y referir consumidores a la Conexión de Recursos para Personas Mayores y con Discapacidad (ADRC) para recursos. Responder consultas y proporcionar información general sobre programas y requisitos de elegibilidad. Clasificar solicitudes de servicio y dirigirlas al personal apropiado. Hacer referencias simples a otras agencias y programas. Responder llamadas y visitas de consumidores sobre la programación de citas de renovación e intake; programar y cancelar nuevas citas de intake para consumidores. Responder a consultas de consumidores sobre correspondencia de OregoNEligibility (ONE) y referir a los consumidores al personal del programa para seguimiento. Rastrear visitas de consumidores en persona y actualizar el registro de tráfico de visitas para fines estadísticos. Recibir, clasificar, escanear y distribuir el correo diario, dirigir transmisiones de fax entrantes y preparar correo saliente. Hacer copias de documentos presentados y correspondencia de proveedores de servicios y consumidores. Establecer y mantener registros, logs y archivos. Escribir la correspondencia de la agencia, documentos y material relacionado con el programa. Imprimir, enviar por correo, escanear, cargar y enviar documentos y correspondencia para el personal de oficina que trabaja de manera remota. Convertir archivos en papel existentes a archivos electrónicos a través del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (EDMS); subir archivos en ONE. Realizar controles de calidad de los archivos escaneados y cargados. Archivar registros y purgar archivos de acuerdo con las directrices de la agencia. Mantener el archivo de informes del Acta Nacional de Registro de Votantes (NVRA) y declinaciones semanalmente. Solicitar archivos del archivo estatal y archivar archivos no sujetos a conversión de almacenamiento electrónico. Procesar transferencias de casos electrónicas en OACCESS, asignar trabajadores de casos y proporcionar notificación escrita a la sucursal/consumidor, transferir casos a la Unidad de Administración de Patrimonios (EAU). Mantener el área de recepción y los suministros de oficina. Ordenar y mantener el inventario de suministros de oficina, papelería de la agencia, formularios y publicaciones. Limpiar y desinfectar el área de recepción.

Realizar procedimientos de apertura y cierre de oficina. Monitorear la funcionalidad de los equipos de oficina generales y solicitar mantenimiento de equipos cuando sea necesario. Adoptar y exhibir la misión, visión y valores fundamentales de la agencia. Proporcionar un excelente servicio al cliente, satisfaciendo las necesidades de los consumidores internos y externos, asegurando el seguimiento, cumpliendo plazos, interactuando con otros de manera respetuosa y culturalmente apropiada, y manteniendo habilidades y conocimientos para realizar deberes. Estar al tanto de los programas y servicios de la agencia. Proporcionar sugerencias para la mejora.

Resolución de problemas y toma de decisiones para servir a clientes internos y externos. Comprender y responder a solicitudes de clientes internos y externos, profesionales de servicios sociales y el público en general. Aplicar conocimientos y habilidades de manera oportuna, precisa y eficiente para cumplir con los plazos. Trabajar de manera efectiva con otros. Exhibir excelentes habilidades interpersonales de comunicación y escucha. Usar buen juicio, cortesía y tacto. Hablar, leer, escribir y entender inglés. Seguir instrucciones verbales y escritas. Conocer y comprometerse a cumplir con las reglas que rigen la confidencialidad de los consumidores, la denuncia obligatoria, los registros de proveedores e investigaciones. El candidato exitoso debe tener la capacidad de utilizar habilidades considerables para llevar a cabo una variedad de tareas basadas en computadora, incluyendo procesamiento de texto, operaciones de hojas de cálculo, trabajo en bases de datos, comunicación (correo electrónico) y otras aplicaciones generales de oficina en computadora.

*Las descripciones de trabajo están sujetas a cambios. Beneficios laborales: Beneficios patrocinados por la agencia: Seguro médico (prima pagada por el empleado, 90-98% para dependientes) Seguro dental (prima pagada por el empleado, 90-98% para dependientes) Planes pre-impuestos para primas médicas, gastos de atención médica y cuidado de dependientes Seguro de discapacidad a largo plazo Programa de asistencia al empleado Generoso tiempo de vacaciones, salud, permiso personal Días festivos pagados Horarios de trabajo flexibles Beneficios voluntarios (pagados por el empleado): Seguro de vida voluntario (pagado por el empleado) Seguro legal voluntario (pagado por el empleado) Seguro de discapacidad a corto plazo voluntario (pagado por el empleado) Membresía en Rivermark Credit Union. Seguro Suplementario Colonial. De: NorthWest Senior & Disability Services intervalo: mensual is_remote: Verdadero