Asistente Administrativo del Programa de Operaciones

La Corporación de Desarrollo del Vecindario de Jamaica Plain (JPNDC) está buscando un Asistente Administrativo del Programa de Operaciones para apoyar su programa de Cuidado Infantil Familiar. El rol implica manejar tareas generales de recepción, coordinar eventos, gestionar sistemas internos y actuar como enlace entre departamentos. Responder la línea telefónica virtual, filtrar llamadas de miembros del programa, responder preguntas y dirigirlas al personal correspondiente. Gestionar la sala de conferencias del programa y los calendarios de eventos para todos los departamentos. Organizar, recoger y distribuir todo el correo y paquetes recibidos. Clasificar y distribuir el correo entrante y entregar el correo saliente. Manejar tareas administrativas generales como archivar, mecanografiar, copiar, encuadernar material, ya sea manual o electrónico, escanear, etc. Gestionar el inventario de suministros del programa verificando el stock para determinar el nivel de inventario; anticipando suministros necesarios; realizando y agilizando pedidos de suministros; verificando la recepción de suministros. Mantener el inventario de existencias en las salas de conferencias, áreas de colocación de copiadoras en toda la oficina y en la cocina. Mantener las áreas comunes, incluyendo la cocina, el almacenamiento administrativo, las salas de conferencias y los espacios con equipos de oficina. Ayudar a mantener el espacio de oficina general limpio y libre de desorden. Proporcionar apoyo adicional según lo indique el gerente del programa. Coordinación entre equipos: Finanzas - Entrada de Datos, Ingresar datos de cheques/órdenes de dinero en el registro diario de cheques y asegurar que los pagos se envíen a Finanzas adecuadamente. Recibir y distribuir pagos por tarifas de cuidado infantil al Departamento de Finanzas por correo y en persona. Manejar cualquier otra solicitud según sea necesario, como artículos de auditoría anual. Gestión de Operaciones - Solicitudes Administrativas, Proporcionar apoyo administrativo adicional a las necesidades del asistente administrativo de operaciones.