Departamento de Servicios Comunitarios - Especialista Administrativo, Intermedio

Cualificaciones mínimas *Bilingüe en inglés/español preferido* Experiencia y educación aceptables Certificado de Asociado en Negocios o área relacionada con dos (2) años de experiencia en apoyo administrativo/técnico. Dependiendo del área asignada: experiencia como cajero. O cualquier combinación equivalente de experiencia y capacitación que proporcione los conocimientos, habilidades y capacidades requeridos. Certificados, licencias y otros requisitos Puede requerir la designación como Subsecretario; puede requerir certificación AOP. Puede requerir o obtener, a más tardar en la fecha de contratación, una licencia de conducir válida aplicable a las responsabilidades del puesto, con un historial de manejo aceptable para el Condado de El Paso. Para acceder a la red y sistemas del Condado, se requiere un dispositivo inteligente móvil personal a más tardar en la fecha de inicio del empleo. Dependiendo del área asignada: certificación en el Centro Nacional de Información Criminal (NCIC) / Centro de Información Criminal de Texas (TCIC) / Sistema de Telecomunicaciones de la Ley de Texas (TLETS) / Sistema Nacional de Telecomunicaciones de la Ley (NLETS). Certificación en Comunicación de Crisis; Certificación Básica en Telecomunicaciones; Todos los cursos deben aprobarse, incluido un Examen Estatal, dentro de 1 año a partir de la contratación, los cuales se proporcionan internamente. Se emitirá una Licencia de Telecomunicadores por parte de TCOLE tras la aprobación del Examen Estatal. La Licencia de Inspector Oficial de Vehículos del Estado de Texas debe completarse dentro de un (1) año. Debe obtener la licencia de inspector de vehículos de Texas. Funciones típicas Funciones esenciales Realiza tareas administrativas y de oficina, incluyendo correspondencia, preparación de informes y otros materiales a partir de borradores o documentos fuente para revisión y firma; lee y revisa correspondencia saliente; realiza entrada de datos, puede procesar facturaciones; puede recibir pagos; equilibra recibos con efectivo, tarjetas de crédito, etc.; y procesa el correo. Puede ser el primer punto de contacto por teléfono, correo electrónico o en persona para participantes, agencias externas, otros departamentos del condado y el público en general en relación con consultas o quejas sobre un programa específico y/o sus servicios; investiga información; realiza las derivaciones apropiadas para asistencia. Mantiene archivos y registros; organiza y programa reuniones; prepara y distribuye las agendas de las reuniones; puede asistir a reuniones y tomar notas y/o actas. Recopila, organiza y resume información para proyectos especiales; prepara diversos informes rutinarios y complejos, tablas, gráficos y resúmenes estadísticos. Capacita en procesos; establece y mantiene archivos y registros; puede realizar actividades de calendarización; planifica, programa y coordina eventos especiales; programa el archivo y la eliminación de documentos. Reporta cualquier necesidad de mantenimiento de equipos para la acción correspondiente; ordena y mantiene suministros según las instrucciones; lleva inventarios. Mantiene confidencialidad; realiza envíos de correo al área de correspondencia del Condado y entrega correspondencia a varios departamentos según sea necesario. Sustituye, si está asignado, durante ausencias temporales realizando tareas delegadas suficientes para mantener la continuidad de las operaciones normales. Se compromete a brindar un excelente servicio al cliente y demuestra este compromiso a través de esfuerzos cooperativos en equipo e individuales. Crea una cultura laboral de alta calidad mediante la participación y el énfasis en la capacitación y mentoría para desarrollar habilidades de liderazgo, gestión y técnicas en uno mismo y en todos los empleados, incluyendo capacitación y habilidades relacionadas con la seguridad. Puede servir como respaldo: procesa registros; funciones de titulación, cajero o atención al público; recibe tarifas correspondientes; asegura que toda la información en el/los cheque(s) cumpla con la política de aceptación de cheques; registra toda la información pertinente para cruzar referencias la transacción con identificación válida y recibos. Evalúa y asegura la documentación adecuada. Es responsable de manejar grandes cantidades de dinero y equilibrar el dinero diario (efectivo, cheques y transacciones con tarjeta de crédito) con los recibos al cierre. Opera el terminal del Sistema de Registro y Título (RTS) para recuperar información del Departamento de Vehículos Motorizados del Estado y para todas las transacciones. Recopila, investiga y analiza información de desarrollo económico; estudia información de diversas fuentes, incluyendo datos demográficos, incentivos, clima empresarial local, bienes raíces locales, estudios de impacto y viabilidad, y regulaciones e incentivos locales. Participa en programas de marketing de incentivos; ayuda a establecer pautas y políticas para la exención del impuesto predial local y otros programas de incentivos. Examina, mantiene la base de datos y da seguimiento a la documentación sospechosa de transferencia de títulos que se envía a Cumplimiento desde todas las oficinas sucursales de TAC y/o oficinas contratadas de servicio completo. Genera informes mensuales para la alta dirección. Examina, verifica y audita solicitudes y documentación de apoyo para garantizar el cumplimiento con el registro y titulación de vehículos motorizados del Departamento de Vehículos Motorizados de Texas (TxDMV) y el impuesto sobre ventas, según corresponda. Asegura que todas las transacciones de títulos se empaqueten correctamente según los requisitos del TxDMV y se envíen al TxDMV diariamente. Verifica que todo el trabajo de reparación realizado en el taller esté completo. Esto incluye inspecciones físicas y pruebas en carretera antes de que el vehículo sea devuelto a los departamentos de usuarios. Ayuda a responder preguntas de todas las oficinas, incluyendo las oficinas contratadas de servicio completo, sobre temas relacionados con consultas de registro de títulos. Asegura que todas las transacciones de NMVTIS se corrijan y procesen dentro del tiempo requerido. Reporta créditos de cursos a TCOLE. Procesa y revisa órdenes de compra y facturas. Realiza tareas como Auxiliar de Piezas para el inventario y reposición de todos los suministros necesarios para apoyar las operaciones de la división. El trabajo se revisa de cerca para garantizar precisión, integridad y cumplimiento de las normas de compras/adquisiciones. Recibe instrucciones diarias y prioridades establecidas por la dirección sobre todos los trabajos abiertos, requisiciones de piezas y materiales nuevos. Utiliza el Sistema Avanzado de Control de Inventario de Compras (ADPICS) y otras tecnologías para requisitar piezas de reparación, materiales, suministros departamentales, suministros de oficina, equipos de seguridad y otros artículos en apoyo del Departamento. Recibe materiales, equipos y hardware; asegura la corrección de la cantidad, evalúa la función y calidad, y mantiene registros del stock recibido. Realiza inventarios de todos los artículos en existencia y mantiene niveles óptimos de inventario para garantizar entregas oportunas que cumplan con los requisitos departamentales. Dispensa, emite y entrega suministros, materiales y equipos. Recomienda diseños para el uso y operación óptimos del almacén o espacio de almacenamiento. Procesa requisiciones, investiga productos, aclara especificaciones y genera órdenes de compra (PO). Contacta a varios proveedores para consultar sobre el costo y disponibilidad de productos básicos. Mantiene registros y archivos, incluyendo requisiciones de servicios (RQ) y órdenes de compra, y dispone de equipos excedentes. Realiza inspecciones de vehículos, cataloga piezas, rastrea información de vehículos, fotografía vehículos involucrados en accidentes, se comunica con unidades de aplicación de la ley, registra tiempos y requisiciones, crea cambios de personal departamental, actúa como secretario de la junta, realiza auditorías, asegura el cumplimiento de la documentación, da seguimiento a requisiciones, concilia órdenes de compra, asiste a proveedores, maneja trabajo de oficina con contratos, mantiene casos de tutela, recluta voluntarios, prepara el manual de voluntarios de la corte, asigna casos de tutela, ayuda en la planificación e implementación de programas. El Condado de El Paso, TX busca un Especialista Administrativo para unirse a su Departamento de Servicios Comunitarios. El puesto implica una variedad de responsabilidades que incluyen procesamiento de textos, entrada de datos, trabajo de oficina, mantenimiento de registros y servicio al cliente. El candidato ideal debe tener fuertes habilidades de comunicación, atención al detalle y la capacidad de trabajar de manera efectiva en un entorno orientado al equipo. VACACIONES Los créditos de vacaciones se acreditan quincenalmente y están disponibles para su uso una vez acumulados después de 6 meses de servicio continuo. La acumulación de vacaciones de un año a otro está limitada a dos veces la tasa anual del empleado. Empleados de tiempo parcial acumulan vacaciones a la mitad de la tasa de los empleados de tiempo completo. 10 días (de 1 a menos de 5 años de servicio) 15 días (de 5 a menos de 15 años de servicio) 20 días (15 años de servicio o más) LICENCIA POR ENFERMEDAD Los créditos se acreditan quincenalmente y están disponibles para su uso una vez acumulados después de 3 meses de servicio de tiempo completo. Los empleados acumulan 15 días de licencia por enfermedad por año. LICENCIAS PAGADAS DIVERSAS Licencia militar: 15 días de licencia pagada por año fiscal para servicio militar activo. Licencia por duelo: 3 días de licencia pagada por el fallecimiento de un familiar inmediato y 4 horas para otros familiares y amigos. BENEFICIOS DE SALUD MÉDICA Costos del plan – Tasas quincenales Vigentes del 1 de enero de 2026 al 31 de diciembre de 2026 Plan de Salud de Consumidor con Plan de Salud Dirigido (CDHP) Sin descuentos Solo empleado: $5.34 Empleado y cónyuge: $145.30 Empleado y hijos: $101.93 Empleado y familia: $200.09 6% de descuento por bienestar Solo empleado: $5.02 Empleado y cónyuge: $136.58 Empleado y hijos: $95.81 Empleado y familia: $188.09 Plan Básico Sin descuentos Solo empleado: $35.70 Empleado y cónyuge: $226.41 Empleado y hijos: $174.96 Empleado y familia: $322.25 6% de descuento por bienestar Solo empleado: $33.56 Empleado y cónyuge: $212.83 Empleado y hijos: $164.46 Empleado y familia: $302.92 JUBILACIÓN Los beneficios de jubilación son proporcionados por el Fondo de Jubilación del Condado y Distrito de Texas (TCDRS). Los empleados regulares se convierten en miembros de TCDRS al ser contratados. Todos los empleados regulares deben contribuir con el 7% al fondo de jubilación y el Condado aporta un 250% al momento de jubilaciones elegibles. COMPENSACIÓN DIFERIDA Los empleados pueden diferir ingresos, sobre una base antes de impuestos, en un programa de compensación diferida 457. Este es un programa opcional. SEGURO DE VIDA Los empleados de tiempo completo del Condado reciben un beneficio básico de seguro de vida de $10,000 sin costo. Cobertura adicional está disponible por tarifas adicionales. INCAPACIDAD A LARGO PLAZO El programa de incapacidad a largo plazo proporciona el 60% del ingreso del empleado cuando este se incapacita debido a una enfermedad, lesión o accidente por un período superior a 90 días. INCAPACIDAD A CORTO PLAZO El programa de incapacidad a corto plazo proporciona el 60% del ingreso del empleado cuando este se incapacita debido a una enfermedad, lesión o accidente por un período menor a 90 días. SEGURO DE SALUD PARA JUBILADOS Los empleados que se jubilan del Condado son elegibles para continuar con el seguro de salud a la tarifa establecida por la Junta de Pool de Riesgo del Condado de El Paso. PROGRAMA DE ASISTENCIA AL EMPLEADO Los empleados están inscritos en un Programa de Asistencia al Empleado que proporciona una variedad de servicios de asesoramiento. El programa sección 125 es opcional para los empleados y proporciona un método para pagar gastos médicos y de cuidado de dependientes sobre una base antes de impuestos. Reembolso de $15 por mes durante 6 meses de uso continuo del gimnasio. Reembolso de hasta $2000 por año calendario para gastos educativos elegibles. El Centro de Aptitud Física y Bienestar del Empleado abrió en octubre de 2021 en el Palacio de Justicia del Condado. El costo es de $5 por empleado por mes.