OFICINA DEL DEFENSOR PÚBLICO - ASISTENTE DE OFICINA

TRABAJO Bilingüe en inglés/español preferido. Experiencia y Educación Aceptables Diploma de escuela secundaria o equivalente y un (1) año de experiencia en oficina/secretaría/servicio al cliente. O cualquier combinación equivalente de experiencia y capacitación que proporcione el conocimiento, las habilidades y las capacidades requeridas. Certificados, Licencias y Otros Requisitos (Dependiendo del área de asignación) Puede requerir la designación de Secretario Adjunto; puede requerir certificación AOP. Puede requerir o obtener, a la fecha de contratación, una licencia de conducir válida aplicable a las responsabilidades laborales, con un historial de conducción aceptable para el Condado de El Paso. Para acceder a la red y sistemas del Condado, se requiere un dispositivo inteligente personal antes de la fecha de inicio de contratación. EJEMPLO DE DEBERES Deberes Esenciales Asiste en la preparación de documentos y correspondencia rutinarios para revisión y aprobación. Incluye: Uso de copiadora personal para la preparación de documentos básicos, correspondencia, memorandos, formularios y certificados; prepara agendas, horarios, gráficos de asientos y cualquier material informativo según sea necesario; Saluda y asiste al personal, funcionarios y al público del Condado en persona y por teléfono. Incluye: Saludar y responder a visitantes y personal de manera profesional; ejerce una adecuada etiqueta telefónica, responde consultas, toma mensajes y reenvía consultas a la parte correspondiente; Revisa e ingresa datos, mantiene registros y archivos, bases de datos y fuentes de mantenimiento de registros. Incluye: Revisa y verifica datos rutinarios, codificación e ingreso de datos, establecimiento y mantenimiento del sistema de archivo e informes; Realiza una variedad de tareas clericales de oficina relacionadas y funciones de soporte. Incluye: Mantener inventario y ordenar suministros de oficina, programar reuniones, preparar documentos de nómina y registros complejos, recepción y transmisión de información dentro del área de responsabilidad. Recibe y clasifica correo, correspondencia interna, paquetes y otras comunicaciones. Incluye: Identificación del destinatario y prioridad de entrega, revisión y mantenimiento del nivel apropiado de confidencialidad, y distribución de todas las comunicaciones; Mantiene la confidencialidad; Informa cualquier necesidad de mantenimiento de equipos para la acción apropiada; Sustituye, si se le asigna, durante ausencias temporales realizando las funciones delegadas suficientes para mantener la continuidad de las operaciones normales; Se compromete a proporcionar un excelente servicio al cliente y demuestra su compromiso a través de esfuerzos cooperativos en equipo e individuales; y Crea una cultura laboral de alta calidad mediante la participación y el énfasis en la capacitación y el mentorazgo para desarrollar habilidades de liderazgo, gestión y técnicas en sí mismo y en todos los empleados, incluida la capacitación y habilidades relacionadas con la seguridad. Otros Deberes Importantes Realiza otros deberes relacionados que puedan ser asignados. Mantiene un ambiente de trabajo seguro y saludable. Como miembros del Sistema de Respuesta a Emergencias del Condado de El Paso, todos los empleados del Condado de El Paso son designados como Trabajadores de Servicios de Desastre durante una emergencia proclamada y pueden ser llamados para apoyar los esfuerzos del Condado para controlar la emergencia. El Asistente de Oficina en la Oficina del Defensor Público en El Paso, TX es responsable de una variedad de tareas que incluyen archivo electrónico, asistencia a abogados en la recopilación de información, obtención de firmas en documentos legales, resolución de problemas de aplicaciones de oficina, actualización de redes sociales, organización de procedimientos del departamento, planificación de eventos, gestión de suministros y programación de archivo y eliminación de documentos.