Subgerente, Administración del Fondo de Servicios Legales

Los Fondos de Beneficio de Building Services 32BJ están buscando un Asistente de Gerente, Administración de Fondos de Servicios Legales para apoyar las funciones administrativas y operativas del Fondo Legal. El rol implica supervisar las operaciones de admisión, coordinar flujos de trabajo legales, gestionar personal, realizar informes, iniciativas dirigidas a los miembros, relaciones con proveedores y colaborar para mejorar la eficiencia y la entrega de servicios. Coordina con Abogados Cooperantes, proveedores, intérpretes y socios externos respecto a las operaciones del Fondo Legal y la entrega de servicios. Mantiene y actualiza el Manual Procedimental del Fondo Legal. Realiza evaluaciones periódicas del equipo tecnológico utilizado por el Fondo Legal, incluyendo hardware y software, y determina si se requieren actualizaciones o eliminaciones. Gestiona los procesos de retención de documentos, almacenamiento de documentos y organización de recursos departamentales compartidos. Mantiene directorios departamentales, plantillas, formularios y recursos compartidos entre los departamentos del Fondo Legal, y realiza actualizaciones proactivas según sea necesario. Realiza pruebas y soporte de resolución de problemas para sistemas y flujos de trabajo operativos según sea necesario. Apoya la contratación, incorporación, documentación de personal, programación y mantenimiento de registros de empleados en coordinación con la gerencia y Recursos Humanos. Ayuda en la administración de los registros de control de tiempo del Fondo, manteniendo documentación precisa y apoyando la administración de acciones correctivas y procesos de gestión del rendimiento, cuando corresponda. Asegura el cumplimiento de las políticas del Fondo Legal, procedimientos operativos y estándares organizacionales. Coordina procedimientos relacionados con la elegibilidad de miembros, procesamiento de admisiones y administración del flujo de trabajo de casos. Apoya la administración de sistemas de centros de llamadas, monitorea análisis de llamadas y coordina mejoras en los flujos de trabajo de comunicación. Maneja la coordinación y aprobación de órdenes de trabajo para cualquier solicitud de instalaciones o IT. Colabora con supervisores y líderes del Fondo Legal para mejorar la eficiencia operativa e implementa iniciativas departamentales. Coordina el mantenimiento y la disponibilidad operativa de equipos de oficina, procesos de correo y recursos tecnológicos departamentales. Coordina con los equipos de Correo, IT e Instalaciones respecto a procesos de correo digital y físico y necesidades de cobertura operativa. Coordina con el Correo y IT sobre cualquier proceso de correo digital o físico, incluyendo la cobertura de la ruta diaria de correo. Muestra sensibilidad y matices en el manejo de asuntos de clientes. Sirve como apoyo operativo y respaldo a la gerencia del Fondo Legal según sea necesario. Asiste a la gerencia en la identificación de necesidades operativas, apoyo de personal y planificación de recursos para apoyar el crecimiento del Fondo Legal de miembros y sus familias. Realiza otros deberes relevantes, relacionados o pertinentes según lo solicitado o asignado por la gerencia del Fondo Legal. La posición de Asistente de Gerente, Administración de Fondos de Servicios Legales en los Fondos de Beneficio de Building Services 32BJ requiere habilidades organizacionales, de planificación y gestión del tiempo fuertes, así como una excepcional atención al detalle. El rol implica colaborar de manera efectiva, coordinar responsabilidades entre departamentos y equipos funcionales, y utilizar plataformas tecnológicas legales y operativas. La competencia en aplicaciones de Microsoft Office, Adobe Acrobat, hojas de cálculo y sistemas de bases de datos también es esencial.