Administrador de Oficina y Recursos Humanos

El Administrador de Oficina y Recursos Humanos mantiene los despachos de Sea Pointe Design & Remodel funcionando sin problemas día a día y proporciona apoyo administrativo en todo lo relacionado con RRHH y operaciones. Se trata de un puesto práctico y centrado en la ejecución: gestión de la oficina, proveedores, suministros y equipos, mientras se encarga de la administración básica de RRHH, como registros de personal, trámites de incorporación y coordinación de beneficios. El Administrador de Oficina y RRHH es a menudo el primer punto de contacto para empleados y proveedores en nuestras oficinas. El puesto trabaja en estrecha colaboración con el Director de Finanzas y Contabilidad y los miembros del equipo directivo, actúa como administrador interno de los sistemas y enlace con nuestro proveedor de TI gestionado, y coordina con proveedores externos para mantener las personas, los espacios y el equipo listos para el trabajo. Operaciones de Oficina y Instalaciones: Gestiona la logística diaria de ambas oficinas, incluyendo la sala de exposición de diseño, manteniendo los espacios limpios, abastecidos, organizados y listos para los clientes. Coordina con proveedores para servicios de limpieza, mantenimiento, reparaciones y necesidades de suministros; programa el servicio y confirma que el trabajo se ha completado. Mantiene el inventario de suministros de oficina y cocina y realiza pedidos dentro del presupuesto. Sirve como punto de contacto para la gestión del edificio, llaves y acceso a puertas, y procedimientos de emergencia. Gestiona el sistema de acceso Ubiquiti UniFi, incluyendo la emisión y eliminación de accesos para empleados. Coordina el servicio de flota de impresoras, suministros y configuración de salas de conferencias para reuniones y presentaciones a clientes. Seguimiento de los contratos de proveedores de oficina, acuerdos de servicio y fechas de renovación. Apoyo Administrativo y Operativo: Proporciona apoyo administrativo al Director de Finanzas y Contabilidad y a los miembros del equipo directivo, incluyendo programación, preparación de documentos y seguimiento de acciones. Mantiene archivos de la empresa organizados, unidades compartidas y plantillas de documentos para que el personal pueda encontrar versiones actuales rápidamente. Coordina calendarios de la empresa, logística de reuniones y reservas de salas. Recopila y sigue certificados de seguro, licencias y W-9 de proveedores; marca vencimientos próximos. Apoya los procesos operativos de los departamentos manteniendo listas de control, registros y seguimientos. Identifica cuellos de botella administrativos recurrentes y sugiere soluciones prácticas a la dirección. Administración de Personal y Apoyo de Cumplimiento: Mantiene registros de personal de empleados en BambooHR con precisión y estricta confidencialidad. Coordina tareas de administración de beneficios con nuestro proveedor externo, incluyendo inscripciones, cambios, notificaciones COBRA y logística de inscripción abierta. Procesa inscripciones y cambios de 401(k) al inicio y terminación. Seguimiento de solicitudes y documentación de licencia por ausencia (FMLA, CFRA, PDL y otras licencias protegidas), elevando decisiones al Director de Finanzas y Contabilidad. Procesa papeleo de separaciones, verificaciones de empleo y correspondencia rutinaria EDD y de agencias. Mantiene actualizados los avisos de leyes laborales en ambas oficinas. Programa y sigue la finalización de los entrenamientos requeridos, incluyendo Prevención del Acoso Sexual y Prevención de Violencia en el Lugar de Trabajo. Apoya la auditoría anual de compensación laboral y mantiene documentación de prevención de lesiones y enfermedades. Mantiene actualizada la Manual del Empleado, descripciones de puestos y organigrama a medida que se aprueben cambios. Apoyo al Reclutamiento y Onboarding: Publica listados de trabajo aprobados, gestiona la pipa de candidaturas de BambooHR y programa entrevistas con gerentes de contratación. Coordina verificaciones de referencia y antecedentes y prepara cartas de oferta a partir de plantillas aprobadas. Ejecuta la lista de verificación de incorporación: papeleo, espacio de trabajo, equipo, solicitudes de acceso al sistema y orientación del primer día. Ejecuta la lista de verificación de desvinculación: devolución de equipos, solicitudes de eliminación de acceso y papeleo final. Programa recordatorios de revisión de 90 días y anual y sigue su finalización para gerentes. Pago y Apoyo Financiero: Importa horas trabajadas para empleados no exentos en BambooHR después de cada ciclo de pago para mantener precisas las acumulaciones de PTO. Ayuda a mantener la consistencia de los datos de los empleados entre BambooHR y el sistema de nómina. Codifica y envía facturas y recibos relacionados con la oficina, y reconcilia compras de la oficina en la tarjeta de la compañía. Prepara Hojas de Compensación Uno por revisiones anuales usando datos proporcionados por Finanzas. Coordinación de Tecnología y Equipo: Punto de contacto principal para problemas técnicos cotidianos (impresión, acceso al correo electrónico, A/V de salas de conferencias) y abre tickets con nuestro proveedor de TI gestionado como enlace principal para escalamientos, monitoreo de dispositivos, seguridad y cambios de sistema. Administrador interno para sistemas, aplicaciones y plataformas de suscripción de la empresa. Crea, configura y desactiva cuentas de usuario, permisos y MFA para nuevos empleados y salidas en coordinación con el proveedor de TI gestionado, y confirma que el acceso está en su lugar el primer día. Mantiene el inventario de la empresa de computadoras, teléfonos y accesorios, incluyendo quién tiene qué y cuándo fue emitido. Coordina pedidos de dispositivos, configuración y devoluciones con IT y proveedores tales como Verizon Business y Dell. Seguimiento de licencias de software y suscripciones y marca asientos no utilizados o vencimientos próximos. Cultura y Participación: Apoya al Comité de Diversión, incluyendo eventos trimestrales y celebraciones anuales dentro del presupuesto y en coordinación con el DOFI. Asiste con cumpleaños, aniversarios de trabajo y momentos de reconocimiento. Distribuye anuncios de la empresa y actualizaciones de políticas según lo dirigido por la dirección. Administra encuestas de empleados y compila resultados para la dirección. Autoridad: Autorizado para comprar suministros de oficina y servicios de oficina rutinarios hasta $500 sin aprobación previa. Autorizado para programar y coordinar directamente con proveedores de oficina, instalaciones y TI aprobados. Recomienda mejoras de proceso y nuevos proveedores al Director de Finanzas y Contabilidad para aprobación. Objetivos de Desempeño: Las oficinas están abastecidas, limpias y listas para los clientes todos los días de negocio. Los nuevos empleados tienen papeleo, espacio de trabajo, equipo y acceso listo el primer día. Los registros de personal, anuncios y entrenamientos requeridos se mantienen actuales y listos para auditorías. Asegura la cumplimiento de la empresa con respecto a todos los asuntos laborales y requisitos de entrenamiento. Los gastos de la oficina se mantienen dentro del presupuesto aprobado. Las solicitudes de empleados y proveedores se reconocen dentro de un día hábil. Calificaciones: 5-7 años de experiencia en administración de oficina, administración de RRHH o apoyo operativo; experiencia en construcción o servicios profesionales es un plus. Conocimiento de trabajo básico en California (licencias, anuncios, entrenamientos requeridos); certificado de RRHH es un plus. Experiencia con HRIS como BambooHR, y competencia en Microsoft 365, especialmente Excel y Outlook. Experiencia administrando cuentas de usuario y permisos en software empresarial como Microsoft 365, más solución básica de problemas tecnológicos. Fuerte organización, seguimiento, y comunicación escrita y verbal. Demostrada discreción manejando información confidencial de los empleados. Bilingüe en inglés y español (hablado y escrito) es un plus. Competencias Básicas: Confidencialidad e Integridad. Organización y Atención al Detalle. Orientación al Servicio. Multitarea y Priorización. Resolución de Problemas y Recursos.