Asistente Administrativo

Resumen del Puesto Artículo Detalle Título del Puesto Asistente Administrativo Empresa A-Action Facility Services, Inc. Departamento Administración / Operaciones de Oficina Reporta a Gerente de Oficina Estatus FLSA No exento (por hora) Tipo de Empleo Tiempo completo Horario Lunes a viernes, horarios comerciales estándar Ubicación Oficina principal y almacén, Metro Atlanta, GA Resumen del Puesto --------------------- El Asistente Administrativo mantiene el funcionamiento diario de la oficina, la oficina de caja y el almacén. El puesto contesta llamadas y recibe a clientes, apoya a los conductores de rutas en el registro, procesa cobros en efectivo y Informes de Sobrantes/Faltantes, ingresa datos en SEED, gestiona los suministros del almacén y apoya en la contratación y el personal. El candidato ideal es organizado, preciso con el efectivo y los datos, confiable y cómodo cambiando entre tareas de oficina frontal, financieras y prácticas de almacén. Funciones y Responsabilidades Esenciales ----------------------------------------- ### Oficina Frontal y Comunicaciones * Contestar llamadas entrantes, tomar mensajes y derivar las llamadas al personal adecuado. * Recibir a clientes, proveedores y visitantes de manera profesional. * Supervisar el buzón de correo electrónico de la oficina y responder o derivar mensajes de manera oportuna. * Recibir quejas de clientes, documentarlas y enviar solicitudes de reembolso al Director de Operaciones (COO) o al gerente designado. * Preparar formularios, etiquetas, cartas y otros documentos según sea necesario. * Mantener los tablones de anuncios con avisos actuales y publicaciones requeridas. ### Oficina de Caja y Apoyo a Conductores de Ruta * Seguir todos los procedimientos establecidos de la Oficina de Caja y los controles de seguridad. * Preparar la llegada de los conductores de ruta imprimiendo hojas de registro de conductores y preparando hojas de cobros en efectivo. * Registrar la llegada de los conductores de ruta, verificar los cobros y anotar cualquier discrepancia. * Contar las bolsas de ruta, incluyendo las rutas de Augusta. * Preparar Informes de Sobrantes/Faltantes para cada ruta, marcar los informes que necesitan la firma del conductor y enviar los informes por correo electrónico al Equipo de Informes de Sobrantes/Faltantes. * Procesar datos de entrada de efectivo y preparar depósitos bancarios diarios. * Coordinar y supervisar las recogidas de Brink's. ### Entrada de Datos, Apoyo a Cuentas por Pagar y Archivado * Imprimir la hoja de datos de Augusta e ingresar la información requerida en SEED. * Ingresar facturas de SEED para informes de transacciones del almacén y realizar entrada de datos general en SEED. * Escanear facturas y facturas a los gerentes designados; procesar facturas de Dext para contabilidad. * Archivar facturas de carpeta roja, facturas semanales, pedidos completados (alfabéticamente), hojas de datos e Informes de Sobrantes/Faltantes. * Actualizar cuadernos de seguro y archivar registros de vehículos en los cuadernos de vehículos. ### Almacén, Inventario y Suministros * Recibir suministros entrantes del almacén y verificarlos contra los pedidos. * Preparar pedidos para subcontratistas y personal; reponer estantes. * Ayudar a contratistas con pedidos de suministros. * Realizar registros de mopa de polvo y archivar formularios de Registro de Almacén. * Asistir con el inventario semanal y mensual de productos del almacén. ### Apoyo en Contratación y Personal * Programar entrevistas y asistir con entrevistas según sea necesario. * Recibir formularios de verificación de antecedentes de solicitantes y copiar su identificación. * Compilar y enviar informes de personal de fin de semana. * Preparar premios al Empleado del Mes al final de cada mes. ### Otros Deberes * Cubrir al personal de oficina durante ausencias, descansos y vacaciones. * Mantener confidenciales la información de la empresa, clientes y empleados. * Realizar otras tareas administrativas según se asigne. Calificaciones ------------------ ### Requeridas * Diploma de escuela secundaria o GED. * Al menos 1 año de experiencia administrativa, de oficina o manejo de efectivo. * Habilidades precisas para contar efectivo, conciliar e ingresar datos. * Conocimiento práctico de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) y equipo de oficina estándar (copiadora, escáner, contador de monedas). * Fuerte organización, atención al detalle y capacidad para manejar varias prioridades a la vez. * Habilidades corteses y profesionales en atención telefónica y al cliente. * Licencia de conducir válida de Georgia y historial de conducción aceptable (para mover vehículos de la empresa en el sitio). * Capacidad para pasar una verificación de antecedentes. * Integridad probada en el manejo de efectivo e información confidencial. ### Preferidas * Título asociado o cursos en administración de negocios u oficina. * Experiencia con SEED, Dext o software similar de inventario y cuentas por pagar. * Experiencia en servicios de limpieza, instalaciones, expendedoras u operaciones de almacén. * Bilingüe (inglés/español). Demandas Físicas y Entorno de Trabajo ----------------------------------------- Las siguientes demandas son representativas de las necesarias para realizar las funciones esenciales de este puesto. Se pueden hacer acomodaciones razonables para personas con discapacidades. * Sentarse, pararse, caminar, hablar, oír y usar las manos para mecanografía, contar efectivo y manejar suministros de manera regular. * Levantar y mover regularmente hasta 10 libras; con frecuencia hasta 25 libras; ocasionalmente hasta 50 libras (cajas de suministros, bolsas de monedas). * Inclinararse, agacharse, alcanzar por encima y escalerillas ocasionalmente en el almacén. * Visión cercana para trabajo en computadora y conteo de efectivo. * El trabajo se lleva a cabo en una oficina, sala de caja y almacén. El nivel de ruido es generalmente moderado. * Pueden requerirse horas extendidas ocasionalmente. Descargo de Responsabilidad y Reconocimiento --------------------------------- Esta descripción de trabajo enumera los deberes y requisitos generales del puesto. No es una lista exhaustiva y los empleados pueden ser dirigidos a realizar otras tareas relacionadas con el trabajo. A-Action Facility Services, Inc. puede cambiar esta descripción en cualquier momento según las necesidades del negocio. Esta descripción no es un contrato de empleo; el empleo sigue siendo voluntario. He recibido, leído y comprendo esta descripción de trabajo, y puedo realizar sus funciones esenciales con o sin acomodación razonable.