Asistente Administrativo Bilingüe / Coordinador de Recepción Palmetto

**Título del Puesto: Asistente Administrativo Bilingüe / Coordinador de Recepción** **Ubicación:** Palmetto, FL **Tipo de Trabajo:** Tiempo Completo **Industria:** Paisajismo / Mantenimiento / Riego / Construcción **Requisito de Idioma:** Fluididad en inglés y español Acerca del Puesto Estamos buscando un Asistente Administrativo Bilingüe altamente organizado, confiable y enfocado en el cliente para unirse a nuestra empresa de paisajismo de ritmo rápido en Palmetto, FL. El candidato ideal es profesional, orientado a los detalles y cómodo gestionando múltiples tareas en un entorno de oficina ocupado. Este puesto sirve como primer punto de contacto para clientes, empleados, proveedores y visitantes, mientras proporciona apoyo administrativo esencial para mantener las operaciones diarias en funcionamiento. **Se requiere fluidez tanto en inglés como en español**, ya que el candidato exitoso se comunicará regularmente con empleados, clientes y socios de negocios hispanohablantes. **Responsabilidades Clave** **Recepción y Servicio al Cliente** * Actuar como primer punto de contacto para llamadas telefónicas, correos electrónicos, visitantes y consultas de clientes. * Contestar y derivar llamadas telefónicas profesionalmente en inglés y español. * Recibir a clientes, proveedores y visitantes de manera amigable y profesional. * Responder a preguntas de los clientes, tomar mensajes y dirigir solicitudes a los miembros del equipo apropiados. * Ayudar a programar citas, reuniones y seguimientos de clientes. * Mantener una oficina de recepción profesional, organizada y acogedora. **Apoyo Administrativo** * Realizar tareas de oficina generales, incluyendo archivo, entrada de datos, preparación de documentos, escaneo, copiado y registro. * Gestionar correspondencia entrante y saliente, correos electrónicos y otras comunicaciones de oficina. * Mantener registros precisos de clientes, empleados, proveedores y trabajos. * Ayudar a preparar estimaciones, facturas, órdenes de trabajo, órdenes de compra y otros documentos comerciales según sea necesario. * Organizar archivos digitales y físicos para garantizar que la información sea precisa y fácilmente accesible. * Monitorear suministros de oficina y ayudar a ordenar materiales cuando sea necesario. **Apoyo Administrativo en el Campo** * Ayudar a coordinar horarios diarios para equipos de campo, supervisores y personal de campo. * Ayudar a comunicar asignaciones de trabajo, cambios de horario y actualizaciones importantes a empleados en inglés y español. * Apoyar al equipo de operaciones con órdenes de trabajo, documentación de trabajos y registros de servicio. * Ayudar a rastrear la finalización de trabajos, solicitudes de clientes y elementos de seguimiento. * Comunicarse con proveedores y proveedores respecto a entregas, materiales y estado de pedidos. * Ayudar a garantizar que la información se comparta con precisión entre la oficina, equipos de campo, gestión y clientes. **Apoyo General de Oficina y Equipo** * Ayudar a la gestión con proyectos especiales y tareas administrativas según se asignen. * Priorizar responsabilidades competitivas en un entorno de ritmo rápido. * Manejar información confidencial de la empresa, empleados y clientes profesionalmente. * Identificar oportunidades para mejorar la organización, comunicación y eficiencia de la oficina. * Mantener una actitud positiva y orientada al equipo, y proporcionar apoyo confiable a toda la empresa. **Calificaciones y Requisitos** **Fluidez tanto en inglés como en español**, con la capacidad de comunicarse efectivamente verbalmente y por escrito en ambos idiomas. * Experiencia previa como asistente administrativo, recepcionista o coordinador de oficina es preferible. * Fuertes habilidades de servicio al cliente y comunicación profesional. * Competencia en Microsoft Office, incluyendo Outlook, Word y Excel, o software de oficina similar. * Cómodo usando computadoras, correo electrónico, calendarios digitales y sistemas de entrada de datos. * Excelentes habilidades organizativas y atención al detalle. * Capacidad para realizar múltiples tareas, priorizar responsabilidades y cumplir plazos. * Confiable, puntual, profesional y motivado. * Capacidad para trabajar de forma independiente mientras contribuye a un equipo colaborativo. * Disposición para aprender terminología de paisajismo, procedimientos de la empresa y procesos de programación. **Calificaciones Preferidas** * Experiencia trabajando para una empresa de paisajismo, mantenimiento de césped, construcción u otra empresa de servicio de campo. * Experiencia coordinando horarios de empleados, citas de servicio o equipos de campo. * Familiaridad con facturación, estimaciones, órdenes de trabajo o software de gestión de clientes. * Experiencia comunicándose con empleados y clientes hispanohablantes en un entorno profesional. **Compensación Competitiva y Beneficios** * 401(k) con aporte de la empresa * Seguro de salud con aporte del empleador * Seguro dental, visual y complementario * Seguro de discapacidad * Seguro de vida * Tiempo libre pagado y vacaciones pagadas **Candidato Ideal** El candidato ideal es alguien que disfruta mantener una oficina organizada, ayudar a los clientes y apoyar a un equipo trabajador. Son proactivos, adaptables y capaces de mantener la calma y la productividad cuando cambian las prioridades a lo largo del día. Estamos buscando alguien que tome iniciativa, se comunique claramente, cumpla con sus responsabilidades y entienda la importancia de la precisión, la confiabilidad y el trabajo en equipo en un negocio de paisajismo en crecimiento. **Entorno de Trabajo** Este puesto se basa en nuestra oficina de Palmetto, Florida e implica interacción regular con la gestión, equipos de campo, clientes, proveedores y proveedores. El rol requiere trabajar en una oficina ocupada donde los horarios y las prioridades pueden cambiar a lo largo del día. Cómo Aplicar Los candidatos interesados deben enviar un currículum que destaque su experiencia administrativa, habilidades de servicio al cliente, competencia informática y habilidades de idioma inglés y español. Estamos buscando un jugador de equipo confiable que esté listo para tener un impacto positivo y ayudar a nuestra empresa a seguir creciendo.