Asistente Administrativo II - Jobs Plus

Posición: Asistente Administrativo II – Jobs Plus Estado FLSA: No Exento Plan de Pago: 1 Grado: 11 Somos la Autoridad de Renovación y Vivienda de Norfolk Visión y Misión de la NRHA Estamos orgullosos de ser la mayor autoridad de vivienda y renovación en Virginia y un líder en desarrollo inmobiliario y gestión de propiedades a nivel nacional. Desde 1940, hemos estado trabajando para revitalizar y mejorar los vecindarios en Norfolk. Como una autoridad de vivienda pública galardonada designada por el Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano (HUD), la VISIBILIDAD de NRHA es proporcionar opciones de vivienda de calidad en vecindarios donde la gente quiera vivir. Nuestra MISIÓN es proporcionar oportunidades de vivienda de calidad que creen comunidades sostenibles y de ingresos mixtos. Hoy en día, nuestro equipo dedicado continúa enfocándose en nuestra visión y misión al proporcionar un servicio excepcional a residentes, proveedores, socios de desarrollo y partes interesadas de la comunidad a través de programas que apoyan el desarrollo y la sostenibilidad de la vivienda asequible y ofrecen programas que apoyan el objetivo de autosuficiencia para todos los residentes de Norfolk, Virginia. Resumen de la posición Proporciona apoyo administrativo y clerical al Gerente del Programa Jobs Plus y al personal del programa en la operación diaria del Programa Jobs Plus en Oakleaf Forest. Sirve como el punto inicial de contacto para residentes, empleadores, proveedores de servicios y socios comunitarios. Apoya la inscripción de residentes, programación de citas, registros de participantes, entrada de datos, actividades de alcance y preparación de informes del programa. Trabaja bajo la supervisión general del Gerente del Programa Jobs Plus y mantiene registros precisos y confidenciales para apoyar los servicios de empleo, incentivos financieros y apoyo comunitario para el trabajo. Funciones esenciales * Dar la bienvenida a residentes y visitantes; responder llamadas telefónicas, monitorear el correo electrónico del programa, responder consultas rutinarias y dirigir las solicitudes al miembro de personal o socio apropiado. * Explicar los servicios básicos del programa y los pasos de inscripción utilizando materiales aprobados; ayudar a los residentes con formularios de admisión, formularios de consentimiento y documentación requerida, refiriendo preguntas de elegibilidad al personal designado. * Programar citas de inscripción, servicios de empleo, talleres, reuniones con socios y visitas de seguimiento; mantener calendarios y enviar recordatorios de citas. * Crear y mantener archivos organizados de participantes en papel y electrónicos, listas de contactos, registros de referencias, registros de asistencia y correspondencia del programa. * Ingresar y actualizar la inscripción, la participación en servicios, las referencias y la información de empleo y ganancias verificada por el personal en bases de datos y sistemas de seguimiento designados; identificar información faltante o inconsistente para el seguimiento del personal. * Preparar cartas, formularios, volantes, agendas de reuniones, actas, hojas de cálculo, presentaciones y otros materiales del programa según lo asignado. * Asistir a los Especialistas de Empleo con el seguimiento administrativo de referencias, registros de capacitación, citas y documentos solicitados; encaminar las necesidades de servicio y barreras a los miembros del personal del programa apropiados. * Proporcionar asistencia clerical básica a los residentes que utilizan el área de recursos del programa, incluyendo escaneado de documentos, impresión de currículums y navegación en formularios de solicitud en línea; referir necesidades de asesoramiento laboral a los Especialistas de Empleo. * Apoyar el alcance y reclutamiento de residentes mediante la distribución de materiales aprobados, mantenimiento de registros de contacto y coordinación de actividades con Especialistas de Empleo y el Coach Comunitario. * Coordinar la logística para orientaciones, ferias de empleo, visitas de empleadores, talleres, reuniones de residentes y eventos comunitarios, incluyendo reservas de espacio, materiales, registro, hojas de asistencia y registros de asistencia. * Apoyar la comunicación con la Administración de Propiedades con respecto a los incentivos financieros de Jobs Plus; recopilar y encaminar documentos autorizados y rastrear el seguimiento bajo los procedimientos establecidos. Las decisiones de elegibilidad, cálculos de alquiler y acciones de arrendamiento siguen siendo responsabilidad del personal designado. * Compilar datos de actividad y participación del programa para la revisión del Gerente; ayudar con la preparación de resúmenes mensuales, informes de subvenciones, materiales de monitoreo y documentación de auditoría. * Mantener archivos administrativos para acuerdos con socios, registros de reuniones, compras de programas y otra documentación de apoyo; rastrear plazos y notificar al Gerente sobre los elementos pendientes. * Preparar solicitudes de compra, organizar facturas y recibos, monitorear inventarios de suministros de oficina y coordinar solicitudes de equipos de oficina o tecnología de acuerdo con los procedimientos de NRHA. * Asistir con la organización de horarios de personal, registros de capacitación, documentación de viaje y registros de tiempo según lo asignado; encaminar elementos para la revisión y aprobación requeridas. * Proteger la información de los participantes, obtener las autorizaciones requeridas antes de compartir registros y seguir los procedimientos de NRHA para el acceso seguro, almacenamiento, retención y eliminación de registros. * Seguir las políticas de NRHA y los procedimientos de programa aplicables; participar en la capacitación requerida y reportar con prontitud las preocupaciones de mantenimiento de registros o operativas al Gerente. * Realizar otras tareas relacionadas según lo asignado. Estándares de desempeño * Los registros de participantes y las entradas de datos son precisos, completos, actuales y se envían dentro de los plazos establecidos. * Los residentes, socios y personal reciben un servicio amable y respuestas o referencias oportunas. * Las citas, talleres y reuniones se coordinan con precisión, con los materiales requeridos y los registros de asistencia disponibles. * La documentación de informes está organizada y disponible para la revisión, monitoreo y auditorías de la gerencia. * La información confidencial está protegida y las tareas administrativas se completan de acuerdo con los procedimientos establecidos. Cualificaciones mínimas Se requiere diploma de escuela secundaria o equivalente. Se requiere un mínimo de dos años de experiencia administrativa o clerical que involucre servicio al cliente, mantenimiento de registros, programación y entrada de datos. Se puede considerar una combinación equivalente de educación y experiencia que proporcione los conocimientos, habilidades y capacidades requeridos. Se prefiere un título de asociado en administración de negocios, administración de oficinas, servicios humanos o un campo relacionado. Se prefiere la experiencia en una autoridad de vivienda, programa de desarrollo de la fuerza laboral, organización comunitaria o entorno de servicios para residentes. Requisitos especiales * Debe poseer una licencia de conducir válida. * Sujeto a una verificación de antecedentes y verificación de referencias antes de la contratación. * Debe mantener la confidencialidad y adherirse al código de conducta y políticas éticas de NRHA. * Debe estar disponible para ocasionales actividades nocturnas o de fin de semana y viajes locales a sitios del programa, reuniones o eventos según lo asignado. * Puede ser necesario convertirse en Notario Público en el Commonwealth de Virginia si se le asignan tareas que requieran notarización. Conocimientos, habilidades y capacidades * Capacidad para aprender los procesos de inscripción, informes y coordinación de incentivos financieros del programa y los sistemas de datos designados. * Conocimiento de prácticas de oficina, sistemas de archivo, gestión de registros y servicio al cliente profesional. * Competencia en Microsoft Word, Excel, Outlook y Teams; capacidad para aprender bases de datos de participantes y otro software del programa. * Capacidad para ingresar y verificar datos con precisión, mantener hojas de cálculo y compilar informes de actividad rutinarios. * Fuertes habilidades organizativas y atención al detalle; capacidad para priorizar tareas y cumplir con los plazos. * Comunicaciones escritas y verbales efectivas; capacidad para preparar correspondencia clara y seguir instrucciones orales y escritas. * Capacidad para trabajar con respeto con residentes de diversos orígenes y comunicarse con empleadores, proveedores de servicios y personal. * Capacidad para manejar información sensible, usar juicio sólido dentro de los procedimientos establecidos y reconocer asuntos que requieren revisión supervisoria. * Capacidad para operar equipos de oficina estándar y trabajar de manera independiente mientras se coordina con un equipo del programa. Se prefiere la familiaridad con servicios de vivienda pública o servicios para la fuerza laboral y la capacidad bilingüe. Requisitos físicos El trabajo se realiza principalmente en un entorno de oficina o programa basado en la comunidad, con visitas ocasionales a comunidades de residentes y ubicaciones de eventos. Las tareas involucran sentarse, pararse, caminar, comunicarse con otros y usar computadoras y equipos de oficina estándar. Puede ser requerido ocasionalmente levantar o mover suministros de oficina y materiales de eventos hasta 15 libras. Las funciones esenciales pueden realizarse con una adaptación razonable. NRHA considerará sustitutos equivalentes para la educación y/o experiencia, siempre y cuando el candidato pueda demostrar que ha obtenido el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar las tareas del trabajo. NRHA ofrece un paquete competitivo de compensación y beneficios. La oferta de compensación se determinará por el historial de trabajo y el conjunto de habilidades del candidato. Los beneficios incluyen seguro de retiro, médico, dental y de visión; seguro de vida; seguro de discapacidad a largo y corto plazo; opciones de reembolso de matrícula; perdón de préstamos para servicio público