Asistente Administrativo y Financiero

Beneficios: Oportunidad de ascenso. Ubicación: Condado de Orange, CA 100% en persona. Clasificación FLSA: Tiempo Parcial, No Exento. Remuneración: $27.00 - $30.00 por hora según experiencia. Esto es más que un trabajo: es una oportunidad para tener un impacto significativo. Relámpago del Cielo busca un Asistente Administrativo y Financiero para apoyar las operaciones administrativas, la coordinación de inscripciones, el apoyo contable, la administración de nómina y las funciones diarias de oficina dentro de una organización sin fines de lucro en crecimiento, con una misión definida. Únete a un equipo dedicado a preservar la cultura, servir a las familias y fortalecer la comunidad a través de la educación artística. SOBRE RELÁMPAGO DEL CIELO: Relámpago del Cielo es una organización cultural sin fines de lucro dedicada a preservar, promover y enseñar las artes escénicas tradicionales mexicanas a través de la música, la danza, el folclore, la educación cultural y la outreach comunitaria. Desde 1976, Relámpago del Cielo ha servido con orgullo a la comunidad de Santa Ana y el Condado de Orange proporcionando programas educativos a más de 300 estudiantes, apoyando eventos culturales comunitarios, colaborando con escuelas y socios educativos, y preservando las ricas tradiciones de las artes escénicas mexicanas para las futuras generaciones. Somos una organización en crecimiento que valora la flexibilidad, el trabajo en equipo, la preservación cultural y la creación de un impacto positivo en las comunidades que servimos. RESUMEN DEL PUESTO: El Asistente Administrativo y Financiero proporciona apoyo administrativo, financiero y operativo para garantizar que las operaciones diarias de la organización se desarrollen de manera eficiente. Este puesto apoya las inscripciones de estudiantes, la recolección de matrículas, las cuentas por cobrar/pagar, el apoyo contable, el apoyo de nómina, la comunicación con padres, atención al cliente y administración general de oficina. Informando al Administrador de Oficina, este puesto trabaja en estrecha colaboración con padres, maestros, estudiantes y personal interno. El candidato ideal está organizado, orientado a los detalles, profesional y cómodo gestionando múltiples responsabilidades en un entorno sin fines de lucito rápido, ejerciendo un fuerte juicio independiente e iniciativa. RESPONSABILIDADES CLAVE: Apoyo Administrativo y Operativo: Apoyar las operaciones diarias de oficina y funciones administrativas; Asistir con inscripciones de estudiantes, registro y mantenimiento de registros estudiantiles precisos; Comunicarse con padres sobre inscripciones y preguntas relacionadas con la matrícula; Atender llamadas entrantes y proporcionar atención al cliente profesional; Mantener registros electrónicos y físicos organizados; Apoyar al liderazgo y asistir con necesidades operativas adicionales según se asigne. Apoyo Financiero y Contable: Procesar pagos de matrícula y mantener registros de pagos precisos; Recaudar, contar, conciliar y documentar de forma segura pagos en efectivo y depósitos; Apoyar funciones de Cuentas por Cobrar (CxC) y Cuentas por Pagar (CxP); Procesar facturas, recibos y documentación de pagos; Ingresar transacciones financieras en QuickBooks Online manteniendo la confidencialidad de los registros financieros; Conciliar registros de inscripciones de estudiantes, pagos de matrícula y saldos de cuenta mensuales; Asistir con la conciliación mensual de registros financieros y discrepancias de cuenta; Compilar datos financieros y asistir con la preparación de informes mensuales de ingresos y gastos para el liderazgo; Asegurar que las cuentas de matrícula estén al día y seguir los saldos de pago pendientes cuando sea necesario. Apoyo de Nómina y Administración Financiera: Asistir con la revisión de hojas de tiempo de empleados y apoyo administrativo relacionado con nómina; Apoyar el procesamiento de nómina y mantener documentación relacionada con nómina a través de sistemas en línea; Mantener la confidencialidad de información de nómina y financiera de empleados. Colaboración y Atención al Cliente: Actuar como contacto principal para padres sobre inscripciones y preguntas de matrícula; Trabajar colaborativamente con maestros, familias, estudiantes y personal; Mantener comunicación profesional y altos estándares de atención al cliente; Apoyar un ambiente de trabajo positivo, flexible y orientado al equipo; Realizar tareas adicionales según las necesidades organizacionales. CALIFICACIONES REQUERIDAS: 2 - 5 años de experiencia en apoyo administrativo, contabilidad, administración de oficina, apoyo contable o administración financiera; Bilingüe inglés/español requerido; Experiencia en manejo de pagos en efectivo, recibos, procesamiento de pagos y transacciones financieras de clientes; Conocimiento práctico de Cuentas por Cobrar (CxC) y Cuentas por Pagar (CxP); Comprensión básica de principios contables, procedimientos contables y registro financiero; Experiencia con funciones contables preferida; Experiencia en procesamiento de hojas de tiempo de empleados, apoyo de nómina o sistemas de nómina en línea preferida; Experiencia con QuickBooks Online fuertemente preferida; Fuertes habilidades de atención al cliente, comunicación y organización; Capacidad para manejar información confidencial con profesionalismo; Fuerte dominio de Microsoft Office Suite (Excel, Outlook, Word); Fuerte atención a los detalles, capacidad de resolución de problemas y precisión financiera; Capacidad para priorizar múltiples responsabilidades, cumplir plazos y trabajar con supervisión mínima en un entorno rápido; Capacidad para trabajar de forma independiente mientras colabora dentro de un equipo. HORARIO DE TRABAJO: Puesto de Tiempo Parcial – Aproximadamente 20 horas por semana; Disponibilidad en persona requerida para 3 sábados por mes (8:30 AM – 12:30 PM) para apoyo de programa y operativo; Horarios de día de semana adicionales según necesidades operativas. REQUISITOS FÍSICOS: Sentado por períodos extendidos mientras se realizan trabajo administrativo y en computadora; De pie, caminando, doblando, alcanzando y archivando a lo largo de la jornada laboral; Uso frecuente de computadoras, teléfonos, impresoras y equipos de oficina; Levantar o transportar materiales y suministros de oficina hasta 25 libras; Comunicación frecuente con padres, personal y miembros de la comunidad; Trabajo en un entorno de oficina estándar con interrupciones regulares y responsabilidades multitarea. CANDIDATURA: Los candidatos interesados deben enviar un currículum y una carta de presentación a [email protected] con el asunto "Asistente Administrativo y Financiero_RDCI". Los currículos se revisarán de forma continua hasta que se llene el puesto.