Asistente de Recepción Dental

RESUMEN DEL PUESTO: El Asistente de Recepción Dental es responsable de gestionar las operaciones administrativas diarias de la oficina dental. Este rol garantiza un excelente servicio al paciente, programación eficiente, registro preciso de datos y flujo de trabajo fluido en la recepción, manteniendo el cumplimiento de las regulaciones sanitarias. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: Proporcionar un servicio excepcional al cliente en persona y por teléfono a las familias de los pacientes, al personal, proveedores y la comunidad: saludando a los visitantes, observando los protocolos de la puerta de entrada/visitantes, procedimientos de Privacidad y Seguridad HIPAA, etc. Supervisar constantemente la sala de espera para garantizar que todos los pacientes estén registrados, hayan hecho el check-in correctamente y no estén desatendidos o esperando sin la conciencia del personal. Verificar la identidad del paciente en cada visita usando los identificadores apropiados antes del registro y la prestación de servicios. Asegurar una comunicación efectiva por teléfono y correo tanto internamente como externamente para mantener una imagen profesional. Programar, mantener, cancelar y reprogramar todas las citas de los proveedores, incluyendo las ausencias y las cancelaciones de los proveedores. Re-programar diariamente todas las citas 'Ausente' y realizar el seguimiento requerido de recordatorios de citas. Asegurar que todos los datos demográficos y estructurados de los pacientes se actualicen diariamente y con precisión en eClinicalWorks (ECW). Verificar la elegibilidad del seguro diario usando ECW/E-PACES y actualizar el estado del seguro en consecuencia. Escanear y cargar las tarjetas de seguro, identificaciones, referencias, análisis de laboratorio, rayos X y todos los documentos relacionados con los pacientes en ECW de manera oportuna. Cobrar los co-pagos y saldos pendientes, distribuir tarjetas MetroCards y documentar las transacciones de acuerdo con los procedimientos VIP. Coordinar y ordenar los suministros de apoyo de oficina y clínico necesarios para las operaciones del departamento. Enviar correos electrónicos a todos los consejeros residenciales antes de las 3 pm, y llamar a residencias/clientes uno o dos días antes de las citas programadas. Realizar tareas generales de oficina, incluyendo archivo, difusión de información, mantenimiento de registros de pacientes y organización de registros según los procedimientos de la oficina. Asegurar la confidencialidad de todos los registros de pacientes en cumplimiento con HIPAA, 42 CFR Parte 2 y políticas VIP. Actuar como enlace entre los proveedores dentales, pacientes, personal, otras modalidades VIP y agencias externas. Mantener documentación precisa para respaldar facturación, informes, mejora de la calidad y preparación para auditorías. Asistir a todas las reuniones de personal requeridas, capacitaciones anuales internas y completar las capacitaciones obligatorias de cumplimiento, preparación para emergencias, competencia cultural, control de infecciones y HIPAA. Otras tareas asignadas por el Director Dental.