Asociado Administrativo - Recepcionista

Acerca de Entrust The Entrust Group es una empresa pionera en el mundo de la autodirección. Durante 40 años, hemos proporcionado servicios de administración de cuentas para cuentas de jubilación autodirigidas y planes con ventajas fiscales. Como administrador de IRA autodirigidas, Entrust ayuda a los clientes a comprar inversiones alternativas con sus fondos de jubilación que normalmente no están disponibles a través de bancos y firmas de corretaje. Con una IRA autodirigida de Entrust, los clientes pueden desarrollar una cartera más sólida y diversificada invirtiendo en activos como bienes raíces, metales preciosos, empresas emergentes (start-ups), capital privado, préstamos y más. Resumen del puesto Un asociado administrativo en The Entrust Group es fundamental para el funcionamiento interno de la empresa. A menudo son la primera persona que no solo gestiona la comunicación con los clientes, sino que también son alguien a quien los empleados suelen acudir en busca de asistencia para todo, desde el correo hasta los suministros. Una de las misiones de The Entrust Group es proporcionar a los clientes servicios personales y profesionales, y la función del recepcionista es esencial para esta misión. El recepcionista abrirá y entregará el correo, responderá llamadas y correos electrónicos, mantendrá y realizará un seguimiento de los suministros de la oficina, y manejará documentos vitales y confidenciales de manera oportuna. Usted será miembro del Equipo Administrativo —un departamento que interactúa con todos los empleados durante la jornada laboral— y reportará al Gerente del Equipo Administrativo. Responsabilidades Los deberes y responsabilidades del puesto incluyen, entre otros, los siguientes: Responsabilidades de la recepción: * Saludar a los visitantes y empleados con una actitud positiva y servicial. * Ayudar a mantener la seguridad en el lugar de trabajo haciendo que los clientes se registren y notificando al empleado correspondiente sobre la llegada de un visitante. * Preparar las salas de reuniones y gestionar los calendarios de las salas de conferencias y de los puestos de trabajo flexibles (Hot Desks). * Atender llamadas telefónicas de clientes y clientes potenciales de manera profesional y transferirlas al departamento o empleado correspondiente. * Responder preguntas por teléfono sobre información básica (formularios de clientes, información de contacto, etc.). * Escuchar los buzones de voz y transmitir el mensaje con precisión al personal necesario. Gestión del correo: * Abrir, sellar y entregar el correo entrante al personal correspondiente. * Sellar y enviar el correo saliente, y ayudar al personal según sea necesario con el envío de correo urgente (overnight). Entrada de datos: * Nombrar los archivos escaneados de DocStar de manera oportuna. * Buscar, nombrar y reenviar el correo a los clientes correctos. * Gestionar el proyecto de correo devuelto. * Gestión de la bandeja de entrada de faxes: + Nombrar y enviar faxes al personal correspondiente. + Mantenimiento de los faxes que ya han sido gestionados. * Inventario de suministros y refrigerios: + Por las mañanas, colocar refrigerios y bebidas para los empleados. + Reponer y reordenar refrigerios y suministros según sea necesario. + Limpiar las cafeteras, los mostradores y las mesas. + Gestionar las limpiezas mensuales del refrigerador y el microondas. + Mantener el inventario de suministros comunes. * Ayudar al gerente a mantener la bandeja de entrada del equipo administrativo: + Responder y marcar correos electrónicos del personal, y ocasionalmente de clientes, de manera oportuna según sea necesario. + Imprimir, enviar por correo y ayudar según se solicite en los correos electrónicos según sea necesario. Ayudar al equipo administrativo con cobertura de respaldo y tareas especiales según sea necesario, incluyendo planificación de eventos, contacto con proveedores (incluido el mantenimiento del edificio), mantenimiento de la bóveda de activos, realización de envíos masivos, cambio de información de contacto de los clientes cuando corresponda, y otros proyectos especiales del equipo y la alta gerencia. Requisitos * Se prefiere experiencia en administración de oficinas, servicio al cliente o industrias relacionadas. * Excelentes habilidades de comunicación, redacción comercial y entrada de datos. * Sólidas habilidades de pensamiento crítico, retención de información y resolución de problemas. * Orientado a los detalles y con iniciativa propia. * Dominio de Microsoft Office, Teams y Adobe Acrobat. * Capacidad comprobada para manejar múltiples proyectos y priorizar la carga de trabajo. * Flexible y capaz de adaptarse a un entorno de trabajo cambiante, con una actitud positiva al trabajar entre departamentos, con clientes y con proveedores externos. * Profundo sentido de empatía y capacidad para comunicarse entre diversos grupos sin dejar de cumplir con las políticas y procedimientos de la empresa. * Se valorarán positivamente las habilidades en el uso de 8x8 u otros programas de telefonía por software (soft-phone). Educación y experiencia * Título de secundaria (High School) y/o título asociado (Associate's degree). * Planificación de eventos y pedidos de suministros para 50 personas o más. * Experiencia con HubSpot, conocimiento práctico de asignación de tareas y/o clientes potenciales (leads). * Experiencia con combinación de correspondencia (mail merges) y manejo de una máquina de franqueo. * Se valoran las habilidades bilingües (particularmente español). Requisitos físicos * Períodos prolongados sentado en un escritorio y trabajando en una computadora. * Debe ser capaz de levantar hasta 15 libras ocasionalmente. * Capaz de estar de pie y caminar durante un mínimo de 3 horas en una jornada laboral de ocho horas. * Uso de las manos: uso continuo del teclado, agarre simple frecuente y manipulación fina ocasional. * Inclinación, alcance y torsión ocasionales (a nivel de la cintura).