Community Manager

TÍTULO DEL PUESTO: Gerente de Comunidad DEPARTAMENTO: Servicios para Residentes REPORTA A: Gerente Regional CLASIFICACIÓN: Exento RESUMEN DEL PUESTO: El Gerente de Comunidad es un líder empresarial que se enfoca en el servicio al cliente de los residentes y gestiona las operaciones, la actividad de arrendamiento, las renovaciones, las cobranzas, los informes financieros, los suministros y las comunicaciones para una comunidad residencial asignada. VALORES MODELO: Se espera que todos los empleados encuentren maneras de hacer vivir nuestros valores cada día demostrando: liderazgo, compromiso e integridad. MEDIDAS DE ÉXITO: Comentarios de los residentes sobre la calidad y oportunidad de los servicios proporcionados; rotación de residentes. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES: Gestionar las operaciones diarias de arrendamiento. Inspeccionar la comunidad regularmente y verificar el estado de las unidades vacantes para minimizar los adeudos de alquiler. Gestionar los requisitos diarios de la comunidad y mantener la planificación a largo plazo de mejoras de capital. Asegurar que todos los fondos recibidos se depositen y registren diariamente y se confirmen que se siguen los procedimientos contables adecuados. Compilar informes semanales/mensuales sobre el estado de la comunidad. Responder oportunamente a las inquietudes, comentarios y/o quejas de los residentes. Asegurar que los documentos de mudanza, llaves y controles remotos adecuados estén preparados para un nuevo residente. Operar la oficina de manera profesional, limpia, ordenada y con personal suficiente. Inspeccionar los apartamentos listos antes de la mudanza. Hacer cumplir las políticas y procedimientos de ocupación. Mantener y/o crear un programa de renovación para residentes para fomentar la retención de residentes. Crear un sentido de comunidad en la comunidad manteniendo la política de no fraternización. Preparar presupuestos anuales. Mantener informes financieros precisos y actualizados. Gestionar el mantenimiento de la comunidad con la asistencia del equipo de servicio. Organizar inspecciones de entrada y salida y preparar informes de inspección. Implementar programas de mantenimiento preventivo. Supervisar proyectos de mejora. Gestionar las solicitudes de reparaciones y mantenimiento y evaluar la oportuna finalización de las órdenes de trabajo. Mantener el cumplimiento con los permisos requeridos para operar la comunidad, como piscina, ascensor, etc. Monitorear el uso de electricidad, agua y gas en la comunidad. Mantiene y gestiona todas las responsabilidades financieras. Aprobar y enviar facturas para pago de manera oportuna. Mantener registros precisos de las transacciones de la comunidad y enviarlos oportunamente (es decir, roles de alquiler, informes de morosidad, mudanzas de entrada/salida, etc.). Completar informes de variación y otros informes semanales. Preparar presupuestos anuales. Mantener informes financieros precisos y actualizados. Gestiona y monitorea la cobranza de alquileres. Asegurar que el alquiler y otros cargos se cobren oportunamente y se registren diariamente. Asegurar que se entreguen los avisos legales adecuados y se cumplan los plazos en cuanto a presentaciones de desalojo, escritos de desalojo y comparecencia en las audiencias judiciales. Asegurar el cumplimiento de las políticas de la comunidad y los acuerdos de arrendamiento. Responde a violaciones y se comunica con los residentes. Evaluar el estado de los apartamentos al momento de la mudada y hacer que se envíe una cuenta final con la disposición final. Informar y derivar inmediatamente cualquier reclamación de responsabilidad, quejas legales u otras violaciones al Gerente Regional y/o a la oficina corporativa. Gestiona el personal de la comunidad. Contratar, capacitar y evaluar al personal de la comunidad. Crear, capacitar y gestionar un equipo cohesionado de gestión comunitaria de acuerdo con las políticas. Coordinar programas de orientación y capacitación continua para el personal de la comunidad. Completar evaluaciones de desempeño para el personal y hacer recomendaciones para aumentos salariales y/o ascensos. Dirigir y controlar todo el personal y los recursos para asegurar que la comunidad se mantenga adecuadamente y cumpla los objetivos del propietario. Gestionar las licencias para el equipo de gestión comunitaria y enviar la nómina para procesamiento. Asegurar que el personal reciba orientación de seguridad para nuevos empleados así como capacitación de seguridad anual. Coordinar con el Gerente de Servicio y asistir a reuniones y capacitaciones de seguridad mensuales para el personal de la comunidad; monitorear el uso de precauciones de seguridad adecuadas en la comunidad. Seguir los procedimientos de la empresa e informar inmediatamente cualquier problema de compensación para trabajadores y/o incidentes de empleados al portador de compensación para trabajadores, a la gerencia y al Departamento de Servicios para Empleados. Gestiona, crea y monitorea las actividades de marketing. Entender el mercado y otros aspectos del submercado que podrían afectar la ocupación y/o los ingresos de la comunidad. Asistir en la creación de encuestas de marketing y entender las estrategias de marketing para asegurar prospectos. Supervisar el equipo de arrendamiento para asegurar que la comunidad se alquile al máximo de su capacidad. Realizar otras tareas asignadas o solicitadas para apoyar las operaciones de la comunidad. CALIFICACIONES Habilidades de Idioma: Capacidad para leer y comprender instrucciones simples, correspondencia breve y memorandos. Capacidad para escribir correspondencia simple. Habilidades Matemáticas: Capacidad para sumar, restar, multiplicar y dividir en todas las unidades de medida, usando números enteros, fracciones comunes y decimales. Capacidad para calcular tasa, ratio y porcentaje. Capacidad de Razonamiento: Capacidad para aplicar sentido común común para llevar a cabo instrucciones proporcionadas en forma escrita, oral o diagramática. Capacidad para tratar con problemas que involucran varias variables concretas en situaciones estandarizadas. Habilidades Informáticas: Fuertes habilidades informáticas en los software Microsoft Word, Outlook y Excel. Experiencia en realizar búsquedas en Internet y usar calendarios y bases de datos en línea. EDUCACIÓN/EXPERIENCIA: Requerido Diploma de secundaria o GED. Mínimo dos años de experiencia como gerente de comunidad multifamiliar, a menos que se promueva desde dentro. Conocimiento práctico de Entrata u otro software de gestión de propiedades. Debe tener transporte confiable, mantener seguro de automóvil y tener una licencia de conducir válida. Capacidad probada para comercializar comunidades. Fuertes habilidades de comunicación y servicio al cliente. Preferido Título de Associate en un campo relevante. Certificación CAM, ARM o CCRM. Habilidades bilingües. COMPETENCIAS Para realizar el trabajo con éxito, un individuo debe demostrar las siguientes competencias: Productividad Fiabilidad - Sigue instrucciones; responde a la dirección de la gerencia; asume responsabilidad por sus propias acciones; cumple compromisos; se compromete a largas horas de trabajo cuando sea necesario para alcanzar objetivos; completa las tareas a tiempo o notifica a la persona apropiada con un plan alternativo. Iniciativa - Se ofrece voluntariamente; emprende actividades de auto-desarrollo; busca mayores responsabilidades; toma acciones independientes y riesgos calculados; busca y aprovecha oportunidades; pide y ofrece ayuda cuando es necesario. Integridad - Trata a las personas con respeto; cumple compromisos; inspira la confianza de los demás; trabaja con integridad y principios; mantiene los valores organizacionales. Planificación/Organización - Prioriza y planifica actividades de trabajo; usa el tiempo eficientemente; planifica recursos adicionales; establece metas y objetivos; organiza o programa a otras personas y sus tareas; desarrolla planes de acción realistas. Enfoque en el Cliente/Residente Enfoque en el Cliente - Responde oportunamente a las necesidades del cliente; recopila comentarios del cliente para mejorar el servicio; responde a solicitudes de servicio y asistencia; cumple compromisos. Confidencialidad - Mantiene la confidencialidad de la información sensible. Toma de Decisiones Juicio - Muestra disposición para tomar decisiones; exhibe un juicio sólido y preciso; apoya y explica el razonamiento detrás de las decisiones; incluye a las personas apropiadas en el proceso de toma de decisiones; toma decisiones oportunas. Resolución de Problemas - Identifica y resuelve problemas oportunamente; recopila y analiza información hábilmente; desarrolla soluciones alternativas. Habilidades de Negocio Análisis/Razonamiento - Sintetiza información básica y variada; recopila y investiga datos; usa la intuición y la experiencia para complementar los datos y hacer recomendaciones. Comunicaciones - Expresa ideas y pensamientos verbalmente; expresa ideas y pensamientos en forma escrita; exhibe buena escucha y comprensión; mantiene informados a los demás; selecciona y usa métodos de comunicación apropiados. Calidad - Demuestra precisión y exhaustividad; busca formas de mejorar y promover la calidad; aplica comentarios para mejorar el desempeño; supervisa su propio trabajo para asegurar la calidad. Cantidad - Cumple con estándares de productividad; completa el trabajo oportunamente; se esfuerza por aumentar la productividad; trabaja rápidamente. Habilidades del Trabajo Asistencia/Puntualidad - Está consistentemente en el trabajo y a tiempo; asegura que las responsabilidades laborales estén cubiertas cuando está ausente. Aprendizaje Continuo - Evalúa sus propias fortalezas y debilidades; busca comentarios para mejorar el desempeño; persigue oportunidades de capacitación y desarrollo; se esfuerza por construir continuamente conocimientos y habilidades; comparte su experiencia con otros. Conocimiento del Trabajo - Demuestra competencia en las habilidades y conocimientos requeridos del trabajo; demuestra capacidad para aprender y aplicar nuevas habilidades; se mantiene al día con los desarrollos actuales; requiere supervisión mínima; muestra comprensión de cómo su trabajo se relaciona con otros; usa los recursos de manera efectiva. Uso de Tecnología - Demuestra las habilidades requeridas; se adapta a nuevas tecnologías; usa la tecnología para aumentar la productividad; mantiene sus habilidades técnicas actualizadas. Trabajo en Equipo Resolución de Conflictos - Fomenta la comunicación abierta; enfrenta situaciones difíciles; mantiene la objetividad; mantiene las emociones bajo control; usa habilidades interpersonales y de negociación para resolver conflictos. Cooperación - Establece y mantiene relaciones efectivas; exhibe tacto y consideración; ofrece ayuda y apoyo a los compañeros de trabajo; trabaja cooperativamente en situaciones grupales; trabaja activamente para resolver conflictos. Trabajo en Equipo - Equilibra responsabilidades de equipo e individuales; exhibe objetividad y apertura a las vistas de otros; da y recibe comentarios; contribuye a construir un espíritu de equipo positivo; pone el éxito del equipo por encima de sus propios intereses; apoya los esfuerzos de todos para tener éxito. Liderazgo Colaborativo - Construye relaciones; maneja conflictos de manera constructiva; trabaja con los empleados para resolver problemas. Liderazgo Orientado al Logro - Identifica desafíos y los aborda directamente; da el ejemplo. DEMANDAS FÍSICAS Mientras realiza las funciones de este puesto, el empleado con frecuencia requiere (50 a 100% del tiempo): Estar de pie en el mostrador. Recorrer la comunidad. Inclinararse, agacharse, agacharse o arrodillarse para realizar tareas de limpieza rutinarias como recoger escombros. Subir escaleras para acceder a unidades de nivel superior y unidades interiores con múltiples niveles. Puede necesitar subir o trabajar desde una escalera. Empujar o jalar para mover equipos, electrodomésticos y abrir o cerrar puertas. Alcanzar por encima de los hombros para realizar reparaciones de mantenimiento rutinario, almacenar y quitar equipo. Agarrar, sostener, girar las manos y tener destreza con los dedos para manejar objetos afilados, herramientas de mantenimiento, abrir y cerrar escaleras, usar teléfono/bip/radio bidireccional. Hablar o escuchar al interactuar con residentes, gerencia u otros visitantes de la comunidad, en persona y por teléfono. Requisitos de Levantamiento Mientras realiza las funciones de este puesto, el empleado debe levantar, mover y transportar artículos como correo, suministros, paquetes, escaleras, cajas de papel, refrescos o agua según la siguiente frecuencia: Entre 1-25 lbs.: Necesidad Constante (50 a 100%) Entre 25-75 lbs.: Necesidad Ocasional (1 a 33%) Entre 75-150 lbs.: Necesidad Rara (menos de 1%) Más de 150 lbs.: Necesidad Rara (menos de 1%) El levantamiento y transporte de pesos que exceden las 50 libras se realiza con la asistencia de una o más personas y usando equipo apropiado como carretillas. Se debe usar equipo de protección personal, como un soporte lumbar, cuando sea necesario. Requisitos de Visión Habilidades de visión específicas frecuentemente requeridas (50 a 100% del tiempo) para este puesto incluyen visión cercana, visión de color, percepción de profundidad y capacidad de enfocar para: Observar la limpieza o problemas de mantenimiento en toda la comunidad. Completar formularios, revisar informes e ingresar datos en la computadora. Observar áreas que requieran atención o corrección. Leer etiquetas de advertencia y responder a instrucciones escritas de la gerencia. Requisitos de Habla y Audición Habilidades específicas de habla y audición frecuentemente requeridas (50 a 100% del tiempo) para este puesto. Comunicarse verbalmente por teléfono y en persona con el personal, residentes, proveedores, etc., con el fin de recibir información y/o dirección. Expresar o intercambiar ideas mediante la palabra hablada. Capacidad para recibir información detallada a través de comunicación oral. HORARIO Puede programarse para turnos de mañana, tarde o noche durante la semana laboral regular y en fines de semana. VIAJES Puede requerirse algunos viajes. ENTORNO DE TRABAJO El trabajo opera en un entorno de oficina profesional. Este rol usa rutinariamente equipo de oficina estándar como computadoras, teléfonos, fotocopiadoras, máquinas de fax y archivadores. El nivel de ruido en el entorno de trabajo suele ser tranquilo. ADAPTACIÓN RAZONABLE Para realizar este trabajo con éxito, un individuo debe ser capaz de realizar cada función esencial satisfactoriamente. Las funciones del trabajo, calificaciones, entorno de trabajo y demandas físicas descritas aquí son representativas de las que deben ser cumplidas por un empleado para realizar exitosamente las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.