Gerente de Inscripción y Elegibilidad para el Aprendizaje Temprano

ACERCA DE NOSOTROS Peninsula Family Service (PFS) es una organización sin fines de lucro que proporciona a niños, familias y adultos mayores el apoyo y las herramientas que necesitan para alcanzar su máximo potencial. Como uno de los proveedores más grandes de programas de infancia, primera infancia y preescolar en la región, PFS también ofrece servicios de empoderamiento financiero, empleo y apoyo a adultos mayores, asegurando que las personas en cada etapa de la vida tengan acceso a oportunidades para prosperar. Establecida en 1950, PFS ha sido un socio comunitario de confianza durante más de 75 años, dedicado a fomentar la estabilidad, la resiliencia y el bienestar para las personas y familias que atiende. En PFS, nuestros valores guían cómo servimos a nuestra comunidad y trabajamos juntos como equipo. Esperamos que cada miembro del equipo demuestre Propiedad, Compromiso Proactivo y un compromiso con el Aprendizaje Continuo y la Adaptabilidad. Estos valores se basan en una dedicación compartida a la comunidad, el servicio y el trabajo en equipo colaborativo. RESUMEN DEL PUESTO El Gerente de Inscripción y Elegibilidad es responsable de la inscripción y mantiene un mínimo de 92% de inscripción en 10 sitios. Será responsable de comprender los términos y condiciones relacionados con la inscripción y los ingresos de nuestros contratos de Aprendizaje Temprano. Será el punto principal de responsabilidad por los datos de inscripción y elegibilidad en todos los sitios de Aprendizaje Temprano financiados por Early Head Start, el Programa de Preescolar del Estado de California y el Programa General de Cuidado Infantil y Desarrollo de California. Es responsable del contacto con las familias, la determinación de elegibilidad, la precisión de la inscripción y las bases de datos actualizadas para el informe semanal de inscripción. Además, colaborará con el equipo de Marketing y Comunicaciones para desarrollar e implementar campañas de marketing de inscripción, estrategias de alcance comunitario, materiales de reclutamiento digitales y impresos, e iniciativas de inscripción dirigidas diseñadas para aumentar las consultas, solicitudes e inscripciones. INFORMA A: Director de Operaciones CLASIFICACIÓN DEL PUESTO: Exento, Tiempo Completo INFORMADOS DIRECTAMENTE: Coordinadores de Inscripción y Elegibilidad FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES *Inscripción y Elegibilidad* * Comprensión de Early Head Start (Elegibilidad, Reclutamiento, Selección, Inscripción y Asistencia - ERSEA), el Programa de Preescolar del Estado de California y el Programa General de Cuidado Infantil y Desarrollo de California (Título 5) términos de contrato de inscripción y elegibilidad. * Asegurar un mínimo de 92% de inscripción y una línea de espera para cubrir vacantes inmediatamente * Apoyar al equipo para determinar y verificar la elegibilidad familiar, los horarios certificados y el estado de tiempo completo o tiempo parcial de acuerdo con los requisitos de cada fuente de financiamiento. * Mantener registros de inscripción precisos y actualizados en el sistema de gestión de inscripción de la organización para cada sitio. * Monitorear la capacidad, las vacantes y las listas de espera en todos los sitios y mantener una línea de solicitantes actualizada. * Comunicar vacantes emergentes o disminuciones de inscripción a la dirección de inmediato *Cumplimiento de Contratos y Financiamiento* * Aplicar correctamente y consistentemente las reglas de elegibilidad de acuerdo con los requisitos del Programa General de Cuidado Infantil y Desarrollo de California, el Programa de Preescolar del Estado de California y Early Head Start. * Cumplimiento con los plazos de financiación relacionados con la inscripción y la elegibilidad * Reconciliar los datos de inscripción y resolver discrepancias antes de que afecten el reembolso. * Preparar documentación y registros para auditorías de financiación, visitas de monitoreo y solicitudes de acción correctiva. *Crecimiento de Inscripción y Coordinación de Alcance* * Realizar visitas guiadas a los sitios para familias interesadas * Convertir solicitantes interesados en inscripciones completadas y coordinar con el liderazgo del sitio para cubrir vacantes. * Organizar eventos de reclutamiento y alcance comunitario para construir la línea de solicitantes. * Apoyar la apertura de nuevos sitios comprometiéndose con la comunidad local para asegurar una línea de estudiantes. *Liderazgo y Supervisión del Equipo* * Supervisar, mentorizar y apoyar al equipo de Coordinadores de Inscripción y Elegibilidad. * Proporcionar coaching, capacitación y apoyo de desempeño para garantizar programas consistentes y de alta calidad. * Hacer que el equipo sea responsable de sus descripciones de trabajo * Apoyar la contratación, incorporación y desarrollo profesional de los coordinadores. *Sistemas e Integridad de Datos* * Mantener y solucionar problemas del sistema de gestión de inscripción, incluyendo acceso de usuarios, estándares de entrada de datos y auditorías periódicas para garantizar precisión. * Capacitar al personal de los sitios en prácticas correctas de entrada de datos de inscripción y elegibilidad. * Recomendar mejoras en los procesos para reducir errores y discrepancias en los informes. Requisitos: CUALIFICACIONES *Educación/Experiencia* * Grado de Licenciatura en Educación de la Primera Infancia, Desarrollo Infantil, Administración de Empresas, Servicios Humanos o un campo relacionado, o experiencia profesional equivalente. * 3 o más años de experiencia en gestión de inscripción, determinación de elegibilidad o cumplimiento de contratos dentro de un programa de aprendizaje temprano, cuidado infantil o servicios humanos financiado con fondos públicos. * Conocimiento demostrado de los requisitos de inscripción, elegibilidad y reporte de Early Head Start, el Programa de Preescolar del Estado de California y el Programa General de Cuidado Infantil y Desarrollo de California. * Experiencia con sistemas de gestión de inscripción o sistemas de información estudiantil, y competencia con herramientas de hojas de cálculo e informes. * Fuerte comprensión de las reglas de reembolso basadas en financiamiento, incluyendo determinaciones de horario certificado y tiempo completo/tiempo parcial. *Requisitos Especiales* * Presentar y mantener una verificación clara de Antecedentes Penales y Huellas Dactilares. * Presentar y mantener evidencia de una prueba negativa actual de Tuberculina y un informe de salud antes del empleo. * Capacidad para comunicarse efectivamente en inglés, tanto verbalmente como por escrito, con personal, familias, socios y dirección. * Verificación para trabajar legalmente en los Estados Unidos, actualizada según sea necesario. * Viajes regulares entre los sitios del programa requeridos. *Habilidades Preferidas* * Grado de Maestría en un campo relacionado. * Experiencia con Power BI o herramientas similares de tablero de datos. * Experiencia previa en apoyo a monitoreos o auditorías del Departamento de Educación de California. * Bilingüe en inglés y español u otros idiomas relevantes para la comunidad. *Habilidades y Competencias Clave* * Altamente orientado a los detalles con fuertes hábitos de precisión de datos. * Capacidad para traducir reglas complejas de contrato y financiamiento en prácticas claras y consistentes. * Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo para cumplir plazos semanales y mensuales. * Comodidad para comunicar claramente el estado de inscripción y riesgos a la dirección senior. * Enfoque colaborativo para trabajar con los equipos de Finanzas, Cumplimiento y de los sitios.