Oficial de Relaciones con el Cliente

Sobre nosotros: En 2016, el estado de Virginia seleccionó a un consorcio liderado por Cintra para financiar, diseñar, construir, operar y mantener los carriles expresos en la Interestatal 66 fuera de la circunvalación (Beltway). El proyecto transformará esta importante arteria del norte de Virginia para aliviar la congestión, mejorar la seguridad y ofrecer tiempos de viaje más predecibles. El corredor del proyecto se extiende aproximadamente a lo largo de 22 millas por la Interestatal 66 desde la circunvalación de la capital (I-495) hasta Gainesville (Ruta estadounidense 29). Una vez completado, el proyecto incluirá tres carriles generales libres de peaje en cada dirección y dos carriles expresos en cada dirección con un sistema de cobro electrónico de peaje en carretera abierta de última generación. Un servicio de tránsito ampliado, estacionamientos de transferencia (park-and-ride) y mejoras en los enlaces mejorarán aún the viaje a lo largo de la I-66. El proyecto también conectará varios caminos de uso compartido para crear más opciones multimodales. Como una asociación público-privada innovadora y eficiente, este proyecto se completará con un ahorro neto de 2.5 mil millones de dólares para el estado de Virginia. ¿Qué nos hace diferentes? Nuestra gente es lo primero. Queremos que cada uno de los empleados se desarrolle tanto profesional como personalmente. Con un fuerte enfoque en el potencial de crecimiento, consideramos a nuestros empleados internos como candidatos potenciales para oportunidades tanto nacionales como internacionales. Aspiramos a alcanzar la grandeza promoviendo desde el interior cada vez que tenemos la oportunidad. Trabajamos duro, nos divertimos y nos esforzamos todos los días por el éxito y los logros. Con un grupo diverso de profesionales que trabajan en un entorno acelerado, logramos hitos constantemente. Y por si fuera poco, también ofrecemos a nuestros empleados beneficios de seguro altamente competitivos, tiempo libre pagado y un programa de 401(k) equiparable. Descripción del puesto: Resumen: El/la recepcionista de servicio al cliente y conserje de información – auxiliar de juzgado de reserva es responsable de gestionar las interacciones presenciales con los clientes, procesar pagos, conciliar la actividad de los apartados postales, gestionar casos, apoyar en la resolución de disputas, recibir entregas y paquetes, y comunicarse con los equipos internos sobre los invitados y visitantes esperados. Mientras trabaja en la recepción, este puesto también ayuda con las operaciones judiciales y actúa como el suplente designado del secretario del juzgado, apoyando en la preparación de expedientes (dockets), comunicaciones de resolución previa al juicio, apoyo en días de juicio y la conciliación de los resultados judiciales con las cuentas de los clientes para garantizar que los procesos relacionados con el juzgado continúen sin interrupciones. Deberes y responsabilidades esenciales: 1. Actividades operativas: - Saludar a los invitados y visitantes que ingresan al vestíbulo de 66 Express fuera de la circunvalación - Asegurarse de que la recepción y el área de bienvenida estén ordenadas, sean acogedoras y estén provistas de los artículos necesarios para las operaciones diarias - Manejar las interacciones con los clientes con integridad, profesionalismo y aplomo - Utilizar la herramienta de Gestión de Relaciones con el Clientes (CBO) para gestionar activamente los contactos con los clientes, avisos de infracción y las placas asociadas - Utilizar Power BI para investigar y revisar transacciones en carretera y datos de viajes para validar los montos de peaje facturados a través de EZ-Pass o aviso de infracción - Procesar pagos y aplicarlos al aviso, placa y/o contacto del cliente correspondiente - Proporcionar orientación, recursos y educación sobre 66 Express fuera de la circunvalación, según corresponda - Investigar y resolver disputas de clientes utilizando procedimientos y pautas establecidos - Establecer expectativas claras con los clientes con respecto a la información necesaria para resolver adecuadamente sus disputas - Procesar los pagos adjuntos a las disputas enviadas por correo una vez tomada una decisión - Rastrear y cerrar casos a medida que se proporciona la información y/o finaliza el periodo de resolución - Enviar correcciones de peaje para los ajustes necesarios basados en los hallazgos de las disputas de los clientes - Realizar deberes adicionales según se le asignen 2. Apoyo a las operaciones judiciales (auxiliar de juzgado de reserva): - Actuar como el suplente designado del secretario del juzgado, asumiendo las responsabilidades del secretario durante ausencias, tiempo libre programado, conflictos en días de juicio o periodos de alto volumen, según lo indique la gerencia - Ayudar con las actividades judiciales mientras se mantiene la cobertura de la recepción, priorizando los plazos judiciales urgentes en coordinación con el equipo de Operaciones Judiciales - Crear y distribuir expedientes llenos para las fechas de los tribunales del condado de Prince William y del condado de Fairfax, confirmando que la información del expediente esté completa y organizada para la revisión del tribunal - Preparar formularios de desestimación prepagada y de falta de notificación, y coordinar las firmas con abogados externos para su presentación oportuna ante el tribunal - Apoyar en el armado de paquetes de juicios y aplazamientos - Contactar a los clientes antes del juicio con respecto a las opciones aprobadas de resolución previa al juicio, explicar las opciones disponibles y documentar las respuestas de los clientes para el seguimiento adecuado - Documentar con precisión los acuerdos previos y posteriores al juicio, incluidos los términos del acuerdo y los arreglos de pago, en el sistema de la Oficina de Facturación de Clientes (CBO) y monitorear el cumplimiento - Asistir al tribunal los días de expedientes según sea necesario para clasificar las citaciones (no notificadas, desestimadas, pagadas, etc.), instalarse junto al abogado y proporcionar hojas intermedias basadas en la resolución solicitada (acuerdo judicial, sentencia, juicio o aplazamiento) - Actualizar la CBO con los resultados judiciales, incluidas sentencias, planes de pago y otras acciones ordenadas por el tribunal, y conciliar las órdenes judiciales o acuerdos con las cuentas de los clientes, corrigiendo cualquier discrepancia - Responder dentro de las 24 horas a los correos electrónicos del tribunal y de proveedores dirigidos directamente a usted, y reenviar los correos electrónicos y reuniones relevantes relacionados con el tribunal a los miembros del equipo del juzgado que no estén ya copiados - Manejar información confidencial del juzgado y de los clientes con discreción y mantener la confidencialidad 3. Informes: - Recomendar capacitación o procedimientos adicionales para abordar las tendencias observadas al ayudar a los clientes y/o trabajar en el área de recepción - Informar inmediatamente a la gerencia sobre problemas del sistema y preocupaciones sobre las cuentas de los clientes - Comunicar puntualmente retrasos en la presentación, problemas de expedientes, discrepancias judiciales y otras preocupaciones judiciales al supervisor de Operaciones Judiciales y Resoluciones Requisitos: Educación y experiencia: - Se requiere diploma de escuela secundaria (High School Diploma) o certificación equivalente - Se prefiere experiencia previa en centro de llamadas, servicio al cliente y/o cobranzas, aunque no es obligatoria - Se prefiere experiencia previa como secretario judicial, asistente legal o en un puesto de servicio al cliente dentro de un entorno legal Cualidades profesionales: - Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal - Fuertes habilidades de escucha activa - Excepcionales habilidades para establecer relaciones interpersonales - Actitud paciente y empática - Capacidad para adaptarse al cambio y realizar transiciones eficaces entre tareas - Capacidad para realizar múltiples tareas, resolver problemas y apoyar mejoras de procesos en un entorno acelerado - Comodidad para trabajar en un entorno acelerado - Habilidades de resolución de problemas de moderadas a avanzadas - Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo con la capacidad de equilibrar las prioridades de recepción y judiciales - Atención al detalle y precisión en la documentación y conciliación - Capacidad para manejar información confidencial con discreción y mantener la confidencialidad - Ser bilingüe (inglés y español) es una ventaja Habilidades informáticas: - Debe demostrar competencia informática básica, especialmente en Microsoft Excel, Word, PowerPoint y otros programas basados en PC - Competencia en el uso de sistemas de software legales, de presentación electrónica de tribunales y de facturación de clientes (CBO) Entorno de trabajo y demandas físicas: - El nivel de ruido en el entorno de trabajo suele ser silencioso. - Las capacidades de visión específicas requeridas por este trabajo incluyen la capacidad de ajustar el foco según sea necesario al usar una computadora. - Al realizar las tareas de este trabajo, se requiere regularmente que el empleado hable o escuche. - Se requiere frecuentemente que el empleado esté de pie, camine y esté sentado. - Se requiere trabajar en los tribunales del condado de Prince William y del condado de Fairfax los días de expedientes según sea necesario para apoyar las operaciones judiciales; es posible que se requieran horas extras ocasionales para cumplir con los plazos judiciales. - Levantamiento ocasional de archivos, documentos y papeles judiciales, por lo general sin superar las 20 libras. Compensación: $41,400 – $52,300 al año I-66 Express Mobility Partners está comprometido con prácticas de compensación justas y equitativas. Este puesto es elegible para un paquete integral de beneficios, que incluye seguro médico, seguro dental, seguro de visión, 401(k), tiempo libre pagado y beneficios suplementarios según lo descrito en el programa de la compañía. Ciertos puestos también pueden ser elegibles para un bono anual.