Representante de Servicios al Huésped

PACE por IIH está empoderando a los participantes mayores para que puedan envejecer en sus hogares con dignidad a través de planes de atención personalizados y completos que brindan servicios de salud y servicios humanos de alta calidad junto con un fuerte apoyo comunitario. Mediante un modelo de atención interdisciplinario y centrado en el participante, PACE por IIH está comprometido a mejorar la calidad de vida, promover la independencia y proporcionar un apoyo compasivo adaptado a las necesidades únicas de cada participante. Nuestro equipo trabaja en colaboración para ofrecer soluciones innovadoras de atención médica basadas en la comunidad que permitan a los adultos mayores permanecer de manera segura y cómoda en sus hogares mientras reciben la atención y los servicios que necesitan para prosperar. El Representante de Servicios al Huésped tendrá la capacidad de ejercer un excelente juicio y alta confidencialidad en una variedad de situaciones, con fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal, administrativas y organizativas, y la capacidad de mantener un equilibrio realista entre múltiples prioridades. El Representante de Servicios al Huésped tendrá la capacidad de trabajar de forma independiente en proyectos, desde la concepción hasta la finalización, y debe ser capaz de trabajar bajo presión, en un papel altamente visible, a veces para manejar una amplia variedad de actividades y asuntos confidenciales con discreción. Las tareas incluyen, pero no se limitan a: Gestionar profesionalmente una alta cantidad de llamadas entrantes de huéspedes, respondiendo prontamente a las consultas y dirigiéndolas al departamento o miembro del equipo apropiado para garantizar un servicio oportuno y cortés. Supervisar las operaciones del lobby gestionando el flujo de huéspedes, procesando las exenciones de responsabilidad para visitantes primerizos, monitoreando el uso de tarjetas y los registros de chequeos de terceros, y asegurando el registro y salida precisos de los pacientes a través del sistema de registros electrónicos de salud (EHR). Mantener un listado actualizado de los participantes del centro diurno y actualizar las asignaciones de los carriles de simulacro de incendio mensualmente para apoyar una preparación y respuesta efectivas de emergencia. Mantener registros precisos y actualizados de asistencia de los participantes, tarjetas de día centro y etiquetas de dieta, al tiempo que se realiza un seguimiento del uso diario de los vales de estacionamiento y se coordina con ACE Parking para un reabastecimiento oportuno. Recibir, documentar y dispensar anteojos mientras se obtienen las firmas requeridas, escaneando registros y actualizando la información de seguimiento utilizando Microsoft Excel para una gestión precisa de inventario. Colaborar con el departamento de Registros Médicos para procesar eficientemente las solicitudes de registros médicos de los participantes, asegurando la impresión precisa, distribución, firma y escaneo de la documentación de acuerdo con los protocolos organizacionales. Asistir a los participantes imprimiendo y distribuyendo sus calendarios de citas puntualmente bajo petición. Liderar evacuaciones de emergencia coordinando la página de código de emergencia y supervisando tareas críticas para garantizar la seguridad de todas las personas y una respuesta eficiente de emergencia. Confirmar citas con oficinas de proveedores y participantes por teléfono, procesar solicitudes de citas de proveedores, y realizar llamadas salientes para verificar citas externas urgentes. Preparar y distribuir los pagarés del personal en un horario quincenal y destruir de forma segura los pagarés restantes después de 90 días para garantizar el cumplimiento de las políticas de privacidad y confidencialidad. Actualizar fotos de perfil de los participantes según sea necesario y asegurar el mantenimiento preciso de la información de los participantes dentro del sistema de registros electrónicos de salud (EHR). Mantener paquetes entrantes y coordinar con los departamentos relevantes para asegurar la recogida y entrega oportuna. Transmitir documentación esencial, como autorizaciones aprobadas y listas recientes de medicamentos, a oficinas de proveedores y hospitales a través de fax de manera oportuna y precisa. Recibir, revisar y procesar facturas e invoices de los participantes para su envío oportuno al departamento de Reclamos. Capacidad de aprobar el examen de marketing de PACE dentro de los primeros 60 días de empleo. Mantener conocimiento y utilización de las versiones actuales y futuras de software de aplicaciones y sistema de documentación. Identificar y recomendar procesos para mejorar los servicios al huésped de manera óptima. Se espera que los representantes de servicio al huésped expresen información a individuos o grupos de manera efectiva, clara y precisa. Cumplir con las regulaciones HIPAA en todo momento. Escuchar a los demás, atender a las señales no verbales y responder apropiadamente. Fuertes habilidades organizativas que reflejen la capacidad de realizar y priorizar múltiples tareas sin problemas con una excelente atención al detalle. Fuertes habilidades interpersonales y la capacidad de construir relaciones con las partes interesadas, incluyendo personal, miembros de la junta. Asistir y participar en reuniones del personal, cursos internos, proyectos y comités asignados. Adherirse y apoyar las prácticas, procedimientos y políticas del centro incluyendo los horarios de descanso asignados y la asistencia. Aceptar las tareas asignadas de manera cooperativa; y realizar todas las demás tareas relacionadas asignadas. Ser flexible en el horario de horas trabajadas. Puede requerir el uso del vehículo personal. Conocimientos, Habilidades y Capacidades: Conocimientos competentes de habilidades informáticas. MS Office (Word, Excel, Access, PowerPoint y Outlook). Conocimiento de procedimientos, equipos y sistemas de archivo de oficina generales. Capacidad de comunicar eficazmente, tanto oralmente como por escrito. Capacidad de aprender rápidamente las políticas, procedimientos, objetivos y servicios del departamento. Habilidad: Atención al detalle y precisión. Capacidad para cambiar prioridades regularmente. Condiciones de trabajo y Demandas Físicas: Capacidad de acceder a todas las áreas del centro durante todo el día de trabajo. Capacidad de levantar un mínimo de 35 libras ocasionalmente, 15 libras con frecuencia y 7 libras constantemente; se requiere asistencia de otro empleado al intentar levantar o transferir objetos de más de 50 libras. Requiere agarre de mano y destreza de dedos constante; frecuente sentarse, estar de pie, caminar y movimientos repetitivos de piernas y brazos, ocasional inclinarse, alcanzar hacia adelante y hacia arriba; agacharse y arrodillarse. Capacidad de comunicarse verbalmente con un excelente entendimiento del idioma inglés. El trabajo generalmente se realiza en un ambiente interior bien iluminado, bien ventilado, con calefacción y aire acondicionado. Experiencia: Mínimo de un (1) año de experiencia demostrada exitosa en un rol de servicio al cliente. Mínimo de un (1) año de experiencia documentada trabajando con una población frágil o mayor. Bilingüe español/hmong/lao/khmer preferido. Educación y Certificación: Como mínimo un Diploma de Escuela Secundaria o GED. Está médicamente autorizado para enfermedades transmisibles y tiene todas las vacunas actualizadas antes de participar en contacto directo con los participantes. Valores Fundamentales: CUIDADO es central a lo que hacemos, priorizando el bienestar, la dignidad y la independencia de nuestros participantes mayores. COMPASIÓN en cada interacción, asegurando que la amabilidad, la empatía y la comprensión guíen nuestra atención. CULTURA que refleja los diversos orígenes de aquellos a los que servimos y fomenta un lugar de trabajo donde cada miembro del equipo se siente apoyado, valorado y capacitado para crecer. COMUNIDAD que fomenta la conexión, pertenencia y apoyo para los participantes y sus familias. COMPROMISO con la mejora de la calidad, la innovación y la entrega de resultados más saludables. Somos un Empleador de Oportunidades Iguales y no discriminamos contra ningún empleado o solicitante de empleo debido a raza, color, sexo, edad, origen nacional, religión, orientación sexual, identidad de género, estatus como veterano, y base de discapacidad o cualquier otra clase protegida federal, estatal o local.