Administrador de Oficina Corporativa Bilingüe

Esta es una descripción general del puesto en Integrity National Corporation (INC) que está abierto para la recepción de currículums. El siguiente resumen tiene la intención de describir la naturaleza general y el nivel del trabajo realizado. Las declaraciones a continuación no deben interpretarse como una lista exhaustiva de responsabilidades, conocimientos, habilidades y capacidades para este puesto. **Resumen del Puesto** El Administrador de Oficina Corporativa Bilingüe sirve como el recurso principal en el sitio para la recepción y la administración central de la oficina. El puesto proporciona cobertura profesional en la recepción, apoyo a visitantes y llamadas, correspondencia y distribución de correo, coordinación de reuniones, mantenimiento de registros y apoyo rutinario de oficina. El candidato seleccionado demostrará profesionalismo, iniciativa, responsabilidad, buen juicio y la capacidad de trabajar de manera independiente. Se requiere fluidez en inglés y español hablado y escrito. **Responsabilidades Clave** * Servir como el primer punto de contacto para visitantes, clientes, proveedores y empleados, proporcionando asistencia profesional en inglés y español. * Gestionar las actividades de recepción, incluidas las llamadas entrantes, las comunicaciones compartidas de la oficina, las consultas, el registro de visitantes y la cobertura de la recepción. * Coordinar el correo entrante y saliente, paquetes, entregas, correspondencia y distribución a los destinatarios apropiados. * Mantener archivos, registros, bitácoras y documentación administrativa físicos y electrónicos precisos, organizados y accesibles. * Comunicar las necesidades de servicios rutinarios de oficina a proveedores aprobados o contactos internos y realizar seguimiento según las indicaciones. * Mantener los suministros de oficina y el inventario administrativo, monitorear los niveles de stock y coordinar la reposición. * Coordinar la logística de reuniones, incluida la programación de salas, materiales, refrigerios, acceso para visitantes y otros arreglos en el sitio. * Proporcionar apoyo administrativo rutinario a la oficina corporativa y ayudar con proyectos especiales según se le asigne. * Preparar y formatear correspondencia rutinaria, informes, hojas de cálculo, presentaciones y comunicaciones internas. * Apoyar eventos de oficina, proyectos especiales y necesidades administrativas multifuncionales. * Proteger la información confidencial y seguir los procedimientos establecidos de gestión de registros y de oficina. * Manejar problemas rutinarios de oficina de manera independiente dentro de los procedimientos establecidos y escalar rápidamente los asuntos que requieran la atención de la gerencia. * Realizar otros deberes relacionados según se le asigne. **Calificaciones Requeridas** * Fluidez profesional en inglés y español, tanto escrita como verbal. * Diploma de escuela secundaria o equivalente; se prefiere título de asociado o licenciatura. * Dos o más años de experiencia en recepción, administración de oficina, apoyo administrativo o un rol relacionado preferiblemente. * Dominio de Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint y Teams. * Sólidas habilidades de comunicación escrita, organización, gestión del tiempo y servicio al cliente. * Capacidad para gestionar prioridades competitivas, cumplir con las tareas asignadas y trabajar con supervisión limitada. * Buen juicio y discreción al manejar información confidencial o sensible. * Presencia profesional y capacidad para trabajar eficazmente con empleados, visitantes, proveedores y líderes sénior. **Calificaciones Preferidas** * Experiencia apoyando una sede corporativa o un entorno de oficina profesional. * Experiencia coordinando proveedores, reuniones, servicios de oficina y registros administrativos. * Experiencia apoyando la incorporación de empleados o actividades de oficina a nivel ejecutivo.