Administrador de Operaciones I

Responsable de realizar las funciones administrativas y de oficina para una o todas las áreas operativas de hub y estación, incluyendo transporte en línea, garantía de calidad y servicio al cliente. Se encarga de los paquetes dañados y mal dirigidos de manera oportuna para optimizar el tiempo de entrega. Actúa como primer punto de contacto del cliente para una variedad de problemas. Funciones Esenciales: Proporciona apoyo administrativo a diversas funciones de gestión y operativas, incluyendo, pero no limitándose a, fotocopiar, archivar, enviar fax, enviar correos electrónicos y atender el teléfono. Revisa, investiga y/o ingresa datos en varios sistemas para respaldar el área funcional respectiva. Compila datos y proporciona varios informes regulares y especiales a la gerencia para revisión y determinación. Actúa como servicio al cliente de primera línea para recibir, resolver y/o escalar consultas e problemas del cliente. Asiste a la gerencia con las actividades de auditoría de Autoevaluación de Control de Negocios (BCSA) recuperando datos y/o archivos para revisión. Funciones esenciales adicionales de Garantía de Calidad/Prevención de Pérdidas: Apoya la capacidad de entrega oportuna y mitiga pérdidas y daños realizando búsquedas/correcciones de dirección a través de varias fuentes y asegurando que los paquetes estén en buen estado para el cliente. Prioriza el flujo de trabajo para maximizar el número de paquetes que se pueden resolver y enviar para entrega el mismo día. Asegura que todos los paquetes reciban los estados de escaneo apropiados. Inspecciona y maneja daños de materiales peligrosos según la política. Asegura que todo producto suelto esté contabilizado según la política de la empresa. Investiga paquetes faltantes para comprender la causa raíz de los fallos de escaneo y compila información sobre entregas disputadas para revisión de la gerencia. Revisa y analiza las reclamaciones de pérdidas y daños presentadas para identificar reclamaciones cargadas incorrectamente y llama la atención de la gerencia. Funciones esenciales adicionales de Transporte en Línea: Revisa e ingresa toda la información de liquidación de Contratistas Independientes (IC) en el sistema apropiado para garantizar los pagos adecuados. Ingresa ajustes de liquidación según lo indique el gerente. Compila la documentación requerida para establecer y mantener los archivos requeridos por el Departamento de Transporte (DOT). Verifica el registro oportuno en el sistema. Ingresa toda la información de registro de kilometraje individual del vehículo en el sistema y trabaja con los IC y el personal de transporte en línea para corregir cualquier problema. Realiza un seguimiento de varias métricas, incluyendo el programa de cargo de IC, quejas y cumplimiento de mantenimiento, y prepara informes semanales para revisión de la gerencia. Actúa como contacto inicial para recibir consultas o problemas de IC relacionados con liquidación, uniformes, calcomanías, etc., para derivar a la gerencia para la resolución apropiada. Realiza otras tareas según se asigne. Educación Mínima: Requiere diploma de escuela secundaria o GED. Experiencia Mínima: Se requieren cuatro (4) años de experiencia en servicio al cliente, administración o experiencia relacionada; se prefiere experiencia en un entorno de operaciones de muelle o centro de distribución. Habilidades, Conocidos y Capacidades: Habilidades de negocios generales como mecanografía; entrada y revisión de datos; y uso del teléfono, fotocopiadora y fax. Habilidades de software, incluyendo el uso de software Microsoft Office y aplicaciones basadas en web. Habilidades de servicio al cliente necesarias para responder eficaz y profesionalmente a las solicitudes. Habilidades de gestión del tiempo, organización y multitarea necesarias para trabajar en un entorno rápido, manejando varias tareas y prioridades cambiantes, manteniendo una alta atención al detalle y precisión para lograr las asignaciones y diarias metas. Condiciones del Trabajo: Se requiere mínimo de viajes.