Asistente administrativo

DESCRIPCIÓN DEL CARGO: El Asistente administrativo actúa como el punto de contacto principal para estudiantes, posibles estudiantes, visitantes, empleados y llamadas y es responsable de crear una primera impresión acogedora, profesional y positiva de Western Technical College. El puesto gestiona las actividades de recepción y mesa de recepción, proporciona un servicio al cliente excepcional, realiza funciones administrativas y de oficina, y brinda apoyo al Presidente del Campus y a otros departamentos según lo asignado. FUNCIONES ESENCIALES: Proporcionar un servicio al cliente excepcional y crear constantemente una experiencia acogedora, profesional y positiva para estudiantes, posibles estudiantes, empleados, visitantes y llamadas. Recibir y asistir a los visitantes de manera amigable y profesional, determinar el propósito de su visita y dirigirlos al individuo o departamento apropiado. Responder, filtrar, enrutar y responder a las llamadas telefónicas entrantes de manera oportuna, amable y profesional. Mantener una recepción y área de recepción organizada, profesional y acogedora. Operar el equipo de oficina estándar y reportar rápidamente los problemas del equipo al individuo apropiado. Preparar el correo saliente y recibir, clasificar y distribuir el correo entrante y los envíos. Completar y enviar las solicitudes de Verificación de Inscripción (VOE) de los estudiantes, excluyendo BSN, de acuerdo con los procedimientos establecidos. Asistir al Presidente del Campus con funciones administrativas, incluyendo la preparación para auditorías, ceremonias de graduación y otras actividades del campus. Verificar que los documentos de orientación del estudiante requeridos estén completados y correctamente cargados en el Sistema de Información del Estudiante (SIS) después de cada inicio. Compilar, revisar y distribuir los informes diarios requeridos a los destinatarios designados. Administrar evaluaciones autorizadas, incluyendo pruebas de escritura, Wonderlic y TABE, y servir como supervisor de respaldo para el centro de pruebas Pearson VUE según sea necesario. Aceptar pagos estudiantiles autorizados, emitir recibos y asegurar que los fondos y la documentación relacionada se manejen de acuerdo con los procedimientos establecidos. Iniciar y procesar solicitudes de diplomas, certificados y transcripciones de acuerdo con los procedimientos establecidos. Mantener la confidencialidad y seguridad de la información institucional, financiera, de pruebas y de los estudiantes y empleados. Realizar otras tareas asignadas. EDUCACIÓN, EXPERIENCIA Y OTROS REQUISITOS: Diploma de escuela secundaria o equivalente requerido. Se prefiere un mínimo de un año de experiencia administrativa, de oficina, de recepción o de servicio al cliente. Se prefiere la experiencia en un entorno educativo, de oficina profesional o de atención al cliente. Se prefiere la experiencia en el manejo de pagos, mantenimiento de registros o trabajo con información confidencial. Se prefiere el conocimiento de inglés y español. Capacidad para trabajar un horario flexible según sea necesario para apoyar las operaciones del campus, pruebas, ceremonias de graduación y otras actividades del Colegio. Capacidad para usar un dispositivo móvil para la autenticación multifactor (MFA) requerida. CONOCIMIENTOS, HABILITADES Y CAPACIDADES REQUERIDOS: Habilidades excepcionales de servicio al cliente con una demostrada capacidad para interactuar constantemente con estudiantes, posibles estudiantes, empleados, visitantes y al público de una manera acogedora, cortés, profesional y útil. Capacidad para mantener una actitud profesional, accesible y orientada al servicio, incluso durante períodos de alta actividad, interrupciones frecuentes o interacciones desafiantes. Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, incluyendo etiqueta telefónica profesional y la capacidad de comunicarse claramente y efectivamente con audiencias diversas. Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo con la capacidad de priorizar múltiples responsabilidades y responder eficazmente a interrupciones frecuentes y prioridades cambiantes. Fuerte atención al detalle y capacidad para mantener registros, informes y documentación precisos. Capacidad para ejercer un juicio sólido, usar la discreción y mantener la confidencialidad al manejar información sensible. Capacidad para seguir los procedimientos establecidos al manejar registros de estudiantes, pagos, materiales de prueba y otra información institucional. Profesión en aplicaciones de Microsoft Office y capacidad para aprender el Sistema de Información del Estudiante del Colegio y otro software institucional. Capacidad para operar eficazmente el equipo de oficina estándar, incluyendo computadoras, sistemas telefónicos de múltiples líneas, impresoras, fotocopiadoras y escáneres. Capacidad para establecer y mantener relaciones de trabajo efectivas con estudiantes, posibles estudiantes, empleados, proveedores, visitantes y el público. Capacidad y voluntad de cumplir con las políticas y procedimientos del Colegio y los requisitos federales, estatales y regulatorios aplicables. MEDIO DE TRABAJO: Este puesto opera principalmente en un entorno de oficina y recepción profesional y utiliza rutinariamente equipos de oficina estándar, incluyendo computadoras, teléfonos, impresoras, fotocopiadoras, escáneres y otra tecnología de oficina. El puesto implica una interacción frecuente con estudiantes, posibles estudiantes, empleados, visitantes, proveedores y el público y puede experimentar interrupciones frecuentes a lo largo del día de trabajo. El empleado puede ocasionalmente ser requerido para moverse por todo el campus o viajar entre las ubicaciones del Colegio para realizar las responsabilidades asignadas. El nivel de ruido en el ambiente de trabajo generalmente es silencioso a moderado pero puede ocasionalmente aumentar debido a la actividad del estudiante, visitante o campus. REQUISITOS FÍSICOS: Los requisitos físicos descritos aquí son representativos de los requeridos para realizar con éxito las funciones esenciales de este puesto, con o sin alojamiento razonable. El puesto requiere períodos prolongados de sentarse y trabajar en una computadora o mesa de recepción, así como el uso frecuente de manos y dedos para operar una computadora, teclado, teléfono y otro equipo de oficina. El empleado debe ser capaz de comunicar y intercambiar información de manera efectiva en persona, por teléfono y electrónicamente, y frecuentemente revisar la información presentada en pantallas de computadora y en documentos impresos. El puesto requiere periódicamente estar de pie y caminar por todo el lugar de trabajo para asistir a los visitantes, distribuir materiales, recuperar registros o realizar otras tareas asignadas, y puede ocasionalmente requerir inclinarse, alcanzar y agacharse para acceder a archivos, suministros y equipo de oficina. El empleado también debe ser capaz de ocasionalmente levantar, empujar o mover artículos que pesen hasta 20 libras, como archivos, suministros de oficina, paquetes o materiales de prueba.