Coordinador de Envío y Recepción

El Coordinador de Envío y Recepción es responsable de gestionar los envíos y recepcións diarios entrantes y salientes dentro del almacén. Este rol asegura la precisión en el movimiento de inventario, la documentación adecuada, los procesos de envío y recepción oportunos, y la coordinación con transportistas, departamentos internos y clientes. El candidato ideal tendrá fuertes habilidades organizativas y de comunicación y prosperará en un entorno de 3PL de ritmo rápido. Deberes y Responsabilidades Esenciales: Coordinar y programar entregas y retiros de carga entrantes y salientes. Mantener registros precisos de todos los envíos entrantes y salientes. Preparar y procesar documentación de envío y recepción, incluyendo facturas de flete, etiquetas de envío, facturas, imágenes de productos y registros de inventario. Ingresar y actualizar con precisión los datos de inventario en sistemas de gestión de almacén y CRM y bases de datos. Comunicarse con transportistas, proveedores y equipos internos sobre retrasos, cambios o discrepancias. Responder rápidamente a consultas sobre inventario, estado de pedidos y horarios de envío. Realizar inspecciones de las mercancías recibidas para detectar daños o discrepancias y escalar según sea necesario. Realizar tareas generales de apoyo administrativo como archivo, escaneado y archivado de registros. Monitorear y gestionar buzones de equipo compartidos; asignar y enrutar tareas de manera apropiada. Participar en iniciativas de mejora continua para optimizar los flujos de trabajo logísticos y los procesos de servicio al cliente. Procesar solicitudes de envío urgente o acelerado de nuestros clientes. Generar informes y proporcionar información útil para apoyar las operaciones y la toma de decisiones. Completar las tareas administrativas de final de día para mantener la continuidad y organización del flujo de trabajo. Colaborar de manera proactiva con los departamentos para apoyar los objetivos organizacionales y mejorar la eficiencia. Requisitos Necesarios: Diploma de escuela secundaria o equivalente. Proficio en aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y Outlook. 2+ años de experiencia en envío y recepción o operaciones de almacén. Excelentes habilidades de comunicación escritas y verbales; capaz de comunicarse profesionalmente con clientes, miembros del equipo y socios externos. Fuertes habilidades interpersonales y una mentalidad colaborativa y orientada al equipo. Excelente gramática, ortografía, etiqueta telefónica y profesionalismo en el correo electrónico. Altamente organizado con fuertes habilidades de priorización y gestión del tiempo. Analítico y detallado con la capacidad de identificar y resolver discrepancias. Capaz de manejar múltiples tareas simultáneamente en un entorno de ritmo rápido con cambios frecuentes. Capacidad demostrada para pensar críticamente, resolver problemas rápidamente y ejercer un buen juicio. Fuertes habilidades de servicio al cliente: capaz de servir como punto de contacto para clientes importantes y asegurar una entrega de servicio de alta calidad. Cómodo trabajando independientemente y asumiendo la propiedad de las responsabilidades con mínima supervisión. Capacidad para relacionarse efectivamente entre departamentos incluyendo transporte, servicio al cliente, TI y equipos de almacén. Proactivo en la identificación de problemas de servicio y contribuyendo a iniciativas de mejora continua. Familiaridad con plataformas CMR/WMS y portal de clientes. Calificaciones Preferidas: Experiencia trabajando en un entorno de 3PL o logística. Familiaridad con varias plataformas de transportistas (UPS, FedEx, LTL). Bilingüe en inglés y español es un plus. Requisitos Físicos: Regularmente requerido para sentarse, pararse y usar manos para mecanografía, archivo y otras tareas repetitivas. Ocasionalmente requerido para levantar o mover objetos de hasta 25 libras. Puede requerir períodos prolongados de estar sentado o de pie mientras completa tareas. Ambiente de Trabajo: Ambiente de almacén de ritmo rápido. Exposición a niveles de ruido estándar a moderados. Requisitos de Viaje: Sin viajes. Equipo Utilizado: Equipo de oficina estándar como computadoras, impresoras y teléfonos. Plataformas de software de logística y programación. Ocasionalmente, uso de escáneres portátiles u otras herramientas de almacén. Beneficios Ofrecidos: Seguro Médico/Dental/Ojo- Primero del mes después de 30 días de empleo. 401K con coincidencia de la compañía. Elegibilidad de PTO y festivos en la fecha de contratación. Pago semanal. Subvención Completa de Estudios & Reembolso de Matrícula. Hayes Company/Knight Swift Warehousing and Fulfillment es un empleador de igualdad de oportunidades y considera a los candidatos calificados para el empleo sin importar la raza, identidad de género, expresión de género, edad, color, religión, discapacidad, estado de veterano, orientación sexual o cualquier otro factor protegido.