Especialista en Reservas y Servicio al Cliente

El Especialista en Reservas y Servicio al Cliente de TOTE Maritime Puerto Rico es responsable de supervisar todo el proceso de reserva, asegurando la coordinación precisa y oportuna de envíos mientras comunica eficazmente los detalles de los envíos a los clientes. **Principales Deberes y Responsabilidades:** * Realiza todos los aspectos del proceso de reserva de carga y funciones de servicio al cliente, incluyendo crear reservas, coordinar equipos y funciones de despacho, facilitar documentación para papeleo, responder correos electrónicos de clientes y atender llamadas telefónicas. * Proporciona coordinación de cuentas con clientes y empresas de logística para programar recogidas y/o entregas para movimientos de carga. * Rastrea y comunica los detalles de datos de envío a equipos internos y clientes. * Coordina cargas de transferencia y citas cuando sea necesario. * Genera informes específicos individualizados, según lo requieran los clientes a través de SQL y CargoWise. * Comunicarse eficazmente y proporcionar apoyo a otros equipos, incluyendo pero no limitado a equipos de Servicios de Envío, Terrestre, Terminal y Comercial. * Gestiona el buzón del equipo, EDI y reservas web y proporciona respuestas oportunas y precisas. * Responde a todos los clientes con cortesía y profesionalismo. * Construir y mejorar las relaciones con los clientes en cada punto de contacto con los clientes. * Investigar, seguir trabajando y con otros equipos según sea necesario para resolver problemas de clientes de manera oportuna. * Promueve formas electrónicas de hacer negocios con TOTE y responde eficazmente a las consultas de los clientes sobre nuestros productos y servicios. * Crea y mantiene actualizada la información de las cuentas de clientes en Back Office y otros sistemas relacionados. * Resuelve problemas de productos o servicios aclarando la queja del cliente; determinar la causa raíz del problema; seleccionar y explicar la mejor solución para resolver el problema; acelerar la corrección o ajuste; seguir para garantizar la resolución. * Priorizar múltiples tareas para asegurar que los problemas urgentes se resuelvan rápidamente. * Minimizar los fallos de servicio y costos proporcionando información precisa y oportuna. * Proporcionar información a los clientes relacionada con los horarios de navegación, disponibilidad de equipos, estado del contenedor, enrutamiento, tarifas, etc. * Informar a los clientes sobre las políticas, regulaciones y reglas aplicables que afectan al transporte de envíos. * Identificar formas innovadoras de mejorar el modelo de negocio de nuestro departamento e implementar prácticas de Mejora Continua siempre que sea posible. * Construir relaciones positivas y colaborativas con empleados internos y departamentos internos de forma continua. * Participar y promover las iniciativas de la empresa y del departamento. * Buscar el aprendizaje continuo relacionado con los estándares de la industria, los requisitos reglamentarios y la formación general de la industria. * Identificar errores personales en los procesos de reserva y servicio al cliente y trabajar proactivamente para evitar errores recurrentes por usted mismo y su departamento. **Deberes y Responsabilidades Secundarias:** * Asiste a la Empresa en cualquier deber necesario para alcanzar los objetivos de la Empresa. * Realiza otros deberes relacionados según se asigne. * Cumplimiento con el Sistema de Gestión Integrado que cubre las certificaciones ISO (Organización Internacional de Normalización) de Calidad, Ambiental y Seguridad **Autoridad/Juicio/Divulgación/Responsabilidad Financiera** Selecciones de Autoridad: Supervisión cercana; el trabajo es regulado o supervisado a fondo, pero no continuamente; sigue métodos y procedimientos establecidos, remite excepciones al personal supervisorio. Decisiones de Juicio: Los errores y omisiones en el juicio son de naturaleza moderada y costosos de corregir, generalmente limitados a un departamento o fase de trabajo. Selecciones de Divulgación de Información: Este puesto implica trabajo regular con cierta información de gran importancia, que si se divulga podría ser perjudicial para los intereses de la empresa. Selecciones de Responsabilidad Financiera: Sin autoridad para comprometer fondos para la organización **Habilidades:** * Bilingüe (inglés/español) es preferible. * Un entendimiento general de la Industria Logística, Industria del Transporte, Industria Marítima o conocimiento equivalente es preferible. * Habilidades interpersonales y de comunicación superiores. * Fuertes habilidades informáticas, conocimiento de Microsoft Office y capacidad para adaptarse rápidamente a nuevos sistemas y tecnologías. * Habilidad para resolver problemas para resolver problemas de clientes de manera eficiente y profesional. * Mentalidad centrada en el cliente para fomentar relaciones sólidas y lealtad del cliente. * Capacidad para priorizar eficazmente las tareas y gestionar múltiples consultas de clientes para cumplir plazos y expectativas de servicio. * Capacidad para trabajar colaborativa y profesionalmente con colegas. * Evaluar y analizar los comentarios de los clientes para proporcionar soluciones para mejorar los procesos o servicios. **Educación:** * Diploma de escuela secundaria requerido * Grado de Asociado o Licenciatura preferido * Tres años en servicio al cliente o transporte preferido **Requisitos Físicos del Puesto:** Trabajo sedentario: Ejercer hasta 10 libras de fuerza ocasionalmente y/o una cantidad insignificante de fuerza con frecuencia o constantemente para levantar, cargar, empujar, jalar o mover de otro modo objetos, incluyendo el cuerpo humano. **Requisitos Visuales del Puesto:** Requisito visual igual al de un administrativo de oficina cuyos trabajos se ocupan principalmente de preparar y analizar datos y cifras, contabilidad, transcripción, terminal de computadora, lectura extensa, etc. ***TOTE Maritime Puerto Rico, LLC es un Empleador de Igualdad de Oportunidades - Acción Afirmativa y un Contratista Federal VEVRAA. Estamos comprometidos con una fuerza laboral diversa y tomamos medidas afirmativas para emplear y avanzar en el empleo de mujeres calificadas, grupos subrepresentados, personas con discapacidades y veteranos protegidos. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para el empleo sin distinción por raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, discapacidad o estado de veterano protegido. TOTE Maritime Puerto Rico es un empleador libre de drogas y participante del Programa de Verificación de Empleo E-Verify.*** **Otros deberes** Tenga en cuenta que esta descripción laboral no está diseñada para cubrir o contener un listado exhaustivo de actividades, deberes o responsabilidades que se requieren del empleado para este puesto. Los deberes, responsabilidades y actividades pueden cambiar en cualquier momento con o sin previo aviso. Como parte del equipo, los empleados a tiempo completo recibirán un paquete de beneficios integral, que incluye salud, dental, visión, seguro de vida, discapacidad a corto plazo, programa de ayuda al empleado, 401(k) con aporte de la empresa y financiamiento discrecional, reembolso de matrícula, licencia parental suplementaria, licencia por deber cívico y licencia por duelo. Los empleados a tiempo completo recibirán un mínimo de 10 días de vacaciones, 10 días de enfermedad, 10 días festivos pagados y un día festivo flotante cada 12 meses. Además, ofrecemos un bono anual discrecional (basado en la elegibilidad)