Gerente de Comunidad

TÍTULO DEL CARGO: Gerente Comunitario DEPARTAMENTO: Servicios para Residentes REPORTA A: Gerente Regional CLASIFICACIÓN: Exento RESUMEN DEL TRABAJO: El Gerente Comunitario es un líder empresarial que se enfoca en el servicio al cliente residente y gestiona las operaciones, la actividad de arrendamiento, renovaciones, cobranzas, informes financieros, suministros y comunicaciones para una comunidad residencial asignada. VALORES MODELADOS: Se espera que todos los empleados encuentren formas de dar vida a nuestros valores todos los días demostrando: liderazgo, compromiso e integridad. MEDIDORES DE ÉXITO: Comentarios de los residentes sobre la calidad y puntualidad de los servicios prestados; rotación de residentes. DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES: * Gestionar las operaciones de arrendamiento diarias. + Inspeccionar la comunidad regularmente y verificar el estado de las unidades vacantes para minimizar los retrasos en el alquiler. + Gestionar los requisitos diarios de la comunidad y mantener una planificación a largo plazo de mejoras capitales. + Asegurar que todos los fondos recibidos se depositen y registren diariamente y confirmar que se siguen los procedimientos de contabilidad adecuados. + Compilar informes semanales/mensuales del estado de la comunidad. + Responder prontamente a las preocupaciones, comentarios y/o quejas de los residentes. + Asegurar que se prepare el papeleo de entrada adecuado, llaves y controles remotos para un nuevo residente. + Operar la oficina de manera profesional, limpia, ordenada y bien atendida. + Inspeccionar los apartamentos listos para mudanza antes de la entrada. + Hacer cumplir las políticas y procedimientos de ocupación. + Mantener y/o crear un programa de renovación de residentes para fomentar la retención. + Crear un sentido de comunidad en la comunidad mientras se mantiene la política de no fraternización. + Preparar presupuestos anuales. Mantener informes financieros precisos y actualizados. * Gestionar el mantenimiento de la comunidad con la ayuda del equipo de servicio. + Organizar las inspecciones entrantes y salientes y preparar informes de inspección. + Implementar programas de mantenimiento preventivo. + Supervisar proyectos de mejora. + Gestionar solicitudes de reparaciones y mantenimiento y evaluar la finalización oportuna de las órdenes de trabajo. + Mantener el cumplimiento de los permisos requeridos para operar la comunidad, como piscina, elevador, etc. + Monitorear el uso de electricidad, agua y gas en la comunidad. * Mantener y gestionar todas las responsabilidades financieras. + Aprobar y enviar facturas para pago de manera oportuna. + Mantener registros precisos de las transacciones de la comunidad y presentarlos de manera oportuna (por ejemplo, rollos de alquiler, informes de morosidad, mudanzas, etc.). + Completar informes de variación y otros informes semanales. + Preparar presupuestos anuales. Mantener informes financieros precisos y actualizados. * Gestionar y monitorear la cobranza de alquileres. + Asegurar que los alquileres y otros cargos se cobran oportunamente y se registren diariamente. + Asegurar que se den los avisos legales adecuados y se cumplan los plazos en lo que respecta a la presentación de desahucios, presentación de escritos y asistencia a audiencias judiciales. + Asegurar el cumplimiento de las políticas de la comunidad y los acuerdos de arrendamiento. Responder a incumplimientos y comunicarse con los residentes. + Evaluar la condición de salida de los apartamentos y hacer que se envíe una declaración final con la disposición final. + Informar e informar inmediatamente de cualquier reclamo de responsabilidad, queja legal u otras infracciones al Gerente Regional y/o a la oficina corporativa. * Gestionar al personal de la comunidad. + Contratar, capacitar y evaluar al personal de la comunidad. + Crear, orientar y gestionar un equipo de gestión comunitaria cohesivo de acuerdo con las políticas. + Coordinar programas de orientación y capacitación continua para el personal de la comunidad. + Completar revisiones de desempeño para el personal y hacer recomendaciones para aumentos de salario y/o avances. + Dirigir y controlar a todo el personal y los recursos para garantizar que la comunidad esté debidamente mantenida y cumpla con los objetivos del propietario. + Gestionar el tiempo libre del equipo de gestión comunitaria y presentar la nómina para su procesamiento. + Asegurar que el personal reciba una orientación de seguridad para nuevos empleados, así como un entrenamiento de seguridad anual. + Coordinar con el Gerente de Servicios y asistir a reuniones y capacitaciones mensuales de seguridad para el personal de la comunidad; monitorear el uso de precauciones de seguridad adecuadas en la comunidad. + Seguir los procedimientos de la empresa y reportar cualquier problema de compensación laboral y/o incidentes de empleados inmediatamente al seguro de compensación laboral, a la gerencia y al Departamento de Servicio al Empleado. * Gestionar, crear y monitorear las actividades de marketing. + Comprender el mercado y cualquier otro aspecto del submercado que pueda afectar la ocupación y/o los ingresos de la comunidad. + Ayudar a crear encuestas de marketing y comprender las estrategias de marketing para asegurar prospectos. + Supervisar al equipo de arrendamiento para garantizar que la comunidad esté alquilada al máximo. * Realizar otras tareas asignadas o solicitadas para apoyar las operaciones de la comunidad. CUALIFICACIONES * Habilidades lingüísticas: Capacidad para leer y comprender instrucciones simples, correspondencia corta y memorandos. Capacidad para escribir correspondencia simple. * Habilidades matemáticas: Capacidad para sumar, restar, multiplicar y dividir en todas las unidades de medida, usando números enteros, fracciones comunes y decimales. Capacidad para calcular tasa, razón y porcentaje. * Capacidad de razonamiento: Capacidad para aplicar un entendimiento de sentido común para llevar a cabo instrucciones proporcionadas por escrito, oralmente o en forma de diagrama. Capacidad para tratar con problemas que involucran varias variables concretas en situaciones estandarizadas. * HabilidadeS informáticas: Fuertes habilidades informáticas en Microsoft Word, Outlook y Excel. Experiencia en realizar búsquedas en Internet y usar calendarios y bases de datos en línea. EDUCACIÓN/EXPERIENCIA: Requerido * Diploma de escuela secundaria o GED. * Mínimo dos años de experiencia como gerente de comunidad multifamiliar, a menos que sea promovido desde dentro. * Conocimiento de trabajo de Entrata u otro software de gestión de propiedades. * Debe tener transporte confiable, mantener seguro de auto y tener una licencia de conducir válida. * Capacidad demostrada de comercializar comunidades. * Fuertes habilidades de comunicación y servicio al cliente. Preferido * Título de asociado en un campo relevante. * Certificación CAM, ARM o CCRM. * Habilidades bilingües. COMPETENCIAS Para desempeñar el trabajo con éxito, un individuo debe demostrar las siguientes competencias: Productividad * Confiabilidad - Sigue instrucciones; responde a la dirección de la gerencia; toma responsabilidad por sus acciones; cumple con sus compromisos; se compromete a largas horas de trabajo cuando sea necesario para alcanzar los objetivos: completa tareas a tiempo o notifica a la persona apropiada con un plan alternativo. * Iniciativa - Se ofrece voluntariamente; realiza actividades de autodesarrollo; busca responsabilidades adicionales; toma acciones independientes y riesgos calculados; busca y aprovecha las oportunidades; pide y ofrece ayuda cuando es necesario. * Integridad - Trata a las personas con respeto; cumple con sus compromisos; inspira la confianza de los demás; trabaja con integridad y principios; defiende los valores de la organización. * Planificación/Organización - Prioriza y planifica actividades de trabajo; utiliza el tiempo eficientemente; planifica recursos adicionales; establece metas y objetivos; organiza o programa a otras personas y sus tareas; desarrolla planes de acción realistas. Enfoque en el Cliente/Residente * Enfoque en el Cliente - Responde rápidamente a las necesidades del cliente; solicita comentarios de los clientes para mejorar el servicio; responde a solicitudes de servicio y asistencia; cumple con los compromisos. * Confidencialidad - Mantiene la confidencialidad de la información sensible. Toma de decisiones * Juicio - Muestra voluntad de tomar decisiones; exhibe un juicio sólido y preciso; apoya y explica el razonamiento para las decisiones; incluye a las personas apropiadas en el proceso de toma de decisiones; toma decisiones oportunas. * Resolución de problemas - Identifica y resuelve problemas de manera oportuna; recopila y analiza información hábilmente; desarrolla soluciones alternativas. Habilidades empresariales * Analítica/Razonamiento - Sintetiza información básica y variada; recopila y investiga datos; utiliza la intuición y la experiencia para complementar los datos y hacer recomendaciones. * Comunicaciones - Expresa ideas y pensamientos verbalmente; expresa ideas y pensamientos por escrito; exhibe buena escucha y comprensión; mantiene a otros adecuadamente informados; selecciona y utiliza métodos de comunicación apropiados. * Calidad - Demuestra precisión